導入をきっかけに引越業務のデジタル化で、手配工数の大幅な削減を実現

インタビューにご協力いただいたTOA株式会社本社社屋

テガルンPLATを導入した企業へのインタビューシリーズ。

今回は、TOA株式会社の人事部人事課の辻様にお話を伺いました。

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【目次】

1.懸念された導入のハードルから、社内活用へ

2.システム導入で書類をデジタル化。スムーズな案件管理と工数削減を実現！

3.リードタイム短縮で転勤者の安心へ。データを生かし、さらなるコストダウンを

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1.懸念された導入のハードルから、社内活用へ

-御社の事業概要についてお聞かせください

辻さん：弊社は1934年に創業し、神戸市中央区に本社を構えています。事業の中心は拡声放送機器、通信機器、映像機器の製造販売です。
　　　　例えば、駅や空港などの公共交通施設、商業施設や医療機関、役所や学校への案内放送や映像機器の提案を行っています。

-テガルンPLATを知られたきっかけはどのようなものでしたか？

辻さん：担当の営業の方からのメールで知りました。ご連絡をいただいた時期は、新入社員の配属や転勤者が多くなる時期で一番慌ただしくして
　　　　いる時でした。ですので、今まで通りのやり方を変える方が負担があると思っていました。申し込み自体も手間だと躊躇していましたが、
　　　　何度か案内をいただく内に、業務改善の可能性を感じて導入を決めました。

-お使いいただくまでの流れはいかがでしたか？

辻さん：申し込み自体も簡単でしたし、気がかりだったシステムの操作方法も直感的に理解できるものだったので、心配は不要でした。
　　　　管理する側の人事部だけでなく、転勤者にも「今回から、このシステムを使います」とマニュアルを案内すると、特に問題なく皆が
　　　　使えるようになっていました。何か新しいシステムやツールを入れる際は、社内に受け入れられるか懸念するのですが、テガルンPLATに
　　　　関しては、特にハードルはありませんでしたね。

2.システム導入で書類をデジタル化。スムーズな案件管理と工数削減を実現！

-導入前の課題についてお聞かせください

辻さん：導入前は引越手配の工数が多いという部分で課題を抱えておりました。

　　　　見積書や請求書など、ほとんどを紙ベースの書類でやり取りしていました。案件ごとに書類を管理し、内容確認のために都度、出力したり、　ファイルから取り出す手間が発生していたのです。書類の数だけ業務が増えるので、煩雑さが増して、結果的に残業の要因にも　なっていました。

-導入後の所感、成果についていかがでしょうか？

辻さん：まず引越関連の書類が全てデジタル化されたことによる業務の軽減が挙げられます。テガルンPLATは見積書の受け取り、請求書の受け取りも
　　　　画面上で確認できるので、案件ごとの管理が非常に楽になりました。見積の社内申請と承認も、一度も書類を出力せずデジタルで完結でき　るので、スムーズな流れが生まれています。

　　　　またテガルンPLAT導入以前に、弊社全体が請求書の管理をデジタル化していたので、引越関連の支払いも、請求書をそのまま電子で支払い
　　　　処理に回せるようになり、業務改善につながっています。請求書の締めを早くしてもらったり、早めの請求書発行の依頼なども画面上で
　　　　完結し、柔軟に対応いただけるのはメリットですね。

　　　　また配属に伴う転居の手離れも良くなりました。導入前は、新入社員一人一人に引越の進め方について説明を行っていました。
　　　　テガルンPLAT導入後は、システムの入り口を案内すれば、自身で転居に向けて段取りを進めてくれるので助かっています。

3.リードタイム短縮で転勤者の安心へ。データを生かし、さらなるコストダウンを

–引越された社員の方々のお声はいかがでしたか？

辻さん：引越案件ごとの業者の確保、金額確定が早くなり、転勤者から安心の声が聞かれるようになりました。転勤者の一番気がかりなのは、
　　　　年度初めまでに引越が完了できるのかどうかです。

　　　　これまでは転居先の住所が番地まで分からないと見積を提示してもらえず、物件確定まで引越業者の手配に着手できませんでした。
　　　　いざ物件が確定しても、その後の業者確保、費用確定までに時間がかかっており、転勤者の不安につながっていました。

　　　　今では、自治体名まで伝えれば、業者確保と見積提示がされるようになり、リードタイムが大幅に短くなりました。転勤者も
　　　　「物件を決めないと業者が確保できないと慌てずに済むので、安心できる」と喜んでいます。

-今後、テガルンPLATを活用し、取り組みたいことをお聞かせください。

辻さん：家族構成による荷物量や転勤の移動距離、時期に応じての費用など、案件ごとのデータを蓄積し、引越しコストの見える化、そして最終的に
　　　　さらなるコストダウンに繋げられたらと思っています。例えば、新入社員の引越を数名分一度に行う、同時に近くに配属になる単身者を
　　　　大型トラック1台で積載できるか検討するなど手法があるかもしれません。また弊社の転勤は最も引越費用がかかる3月下旬に多いので、
　　　　この費用を抑えるために異動時期を調整できないか、他部署に働きかけるなどできたらと思っています。

 辻さん、お忙しい中、ありがとうございました！

※所属部署は2021年8月取材当時のものとなります。