脱・一社専属体制。引越し手配の選択肢を広げ、従業員の負担と約30%の経費の削減に成功

全国に多数の拠点を持ち、年間約200件にも及ぶ従業員の引っ越しを要する毎日新聞社。かつては引っ越し手配を特定の業者に限定していたため、「希望日通りに引っ越しができない」といった課題を抱えていました。
こうした状況を受けて同社が導入したのが、株式会社ビズリンクが提供する引っ越し業務支援サービス「テガルンPLAT」です。今回は、テガルンPLATを導入した背景から具体的な効果まで、毎日新聞社の人事部の皆さまに詳しくお話を伺いました。

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【導入前の課題】

• 一社専属体制では希望日に引越しができず、従業員の負担が大きかった。
• 引越しが長期化し宿泊費など追加コストが発生していた。
• トラブル時に業者と連絡が取れず、人事部門に問い合わせが集中していた。

【導入の決め手】

• 「複数業者からの手配」により、希望日通りの引っ越し実現への期待。
• 実績データに基づくシミュレーションで約3割のコスト削減効果が確認できたこと。
• 誠実な対応と信頼関係構築により、社内提案がしやすかったこと。

【導入後の結果】

• 希望日に引越しが実施され、従業員の負担が大幅に軽減された。
• 経費は試算通り約3割削減でき、コスト構造が改善した。
• 問い合わせ窓口が一本化され、人事部門の業務負荷も軽減された。

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従業員の要望に応えきれない一社専属体制の壁

──テガルンPLAT導入前の引越し手配における状況と課題についてお聞かせください。

担当者A：当社ではこれまで、一社の引越し業者に専属で依頼する体制をとっていました。しかしこの方式では、従業員の希望日に引越しを実施できない事例が複数発生し、大きな問題となっていました。

本来であれば1～2日で完了するはずの引越しが、場合によっては4日を要することもあり、その間に発生する宿泊費などの追加コストを会社が負担せざるを得ませんでした。加えて、当時契約していた業者は国内事業を縮小しており、今後のサービス改善も期待できないと判断したため、リプレイスの検討に至ったのです。

──引っ越しが予定通りに進まなかったことによる具体的な影響を教えてください。

担当者A：先ほども申し上げた通り、予定日に引越しが完了しない場合には、本来不要であった宿泊費が発生します。経費精算で処理はできるものの、従業員が一時的に立て替える必要があり、金銭的な負担をかけることは望ましくないと考えていました。

さらに、引越しの遅延によって発令日までに着任できず、予定していた引き継ぎ業務が実施できないケースも発生しました。加えて、引越し当日にトラブルが生じた際、業者と連絡が取れず、従業員から人事部門へ直接問い合わせが入ることもありました。このような事態は、人事部門の業務負荷を一層高める要因となっていたのです。

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複数業者からの最適手配とコスト削減が導入の決め手に

──ビズリンクが提供するテガルンPLATにどのような魅力を感じられましたか。

担当者A：複数の引越し業者から最適な手配を行うというサービス内容に、大きな魅力を感じました。これまで一社専属での手配しか経験がなかったため、選択肢が広がることで「希望日通りに引越しができない」という従来の課題が解消されるのではないかと強く期待したのです。

さらに、ビズリンクさんからは1年間の引越し実績データに基づくシミュレーションを迅速に提示いただきました。その結果、約3割の経費削減が見込めるとの試算が示され、コスト面での効果が明確に確認できたことが導入を決断する大きな要因となりました。

──導入に際しての社内での反応について教えてください。

担当者A：扱う金額が大きいことから、上層部からはビズリンクさんの会社情報をより詳しく知りたいという声や、規模感に対する懸念が一部ありました。しかし、商談の場でいただいた「我々を信じてください」という力強い言葉や、誠実な対応を継続していただいたことが信頼につながりました。結果として、私たちも自信を持って「ビズリンクさんで進めたい」と社内に提案することができたのです。

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社員の負担を軽減しながら業務効率を維持

──テガルンPLAT導入後にどのような成果を得られましたか？

担当者A：現場の安心感とコストの両面で確かな成果が出ています。コスト面では、導入前の試算通りおよそ3割の削減を実現しました。

さらに、この3年間で「引越しが日程通りに実施できなかった」という報告は一度もありません。単純に聞こえるかもしれませんが、従来はスケジュール調整や宿泊対応に追われていたことを踏まえると、大きな改善といえます。目立ちにくい効果ではありますが、確実に現場の負担軽減につながっていると感じています。

──以前までの仕組みからスムーズに移行ができましたか？

担当者B：運用移行は非常にスムーズで、混乱はほとんどありませんでした。従来から専用ページを通じて手続きを行っていたため、従業員にとっては「利用するサイトが変わった」という程度の感覚で、大きな戸惑いはなかったようです。特に、日程調整が難航し、宿泊を伴う引越しを余儀なくされていた社員からは、スケジュールが組みやすくなったと好意的な声が寄せられています。

また、引越しに関するお問い合わせ窓口がビズリンクさんに一本化され、人事部で対応しなくても良くなったため非常に助かっています。

──従業員にとって、問い合わせ先が一本化されたことはストレス軽減につながったのですね。

担当者B：その通りです。トラブル発生時や確認が必要な際に「どこへ連絡すればよいのか分からない」という状況は、大きなストレス要因でした。それが明確に一本化されたことで、現場の負担は軽減され、対応も円滑になったと実感しています。

──実際のお問い合わせ内容には、どのようなものが多いのでしょうか。

担当者B：「当日の到着予定時間を知りたい」という時間に関する問い合わせが大半を占めています。もちろん、事前に「予定時間どおりに到着できない場合がある」という説明は行っており、一定の遅延は許容されています。全体的には、大きなトラブルに直結するものではなく、確認を目的とした問い合わせが中心です。

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充実したサポート体制と現場起点の改善姿勢を評価

──ビズリンクのサポート体制について、どのように評価されているかお教えください。

担当者A：ビズリンクさんには充実したサポート体制を整えていただいており、大変満足しています。引越し終了後には毎回、全社員を対象にアンケートを実施し、「今回の引越しはどうだったか」「改善点はあるか」といった項目を確認しています。その結果は半期ごとにビズリンクさんへ提供し、振り返りの場で共有しています。寄せられた意見には一つひとつ丁寧に対応いただいており、現場改善に向けた真摯な姿勢に感謝しています。

担当者C：社員の声を反映したサービス運営が行われており、非常に安心感があります。私自身、以前の体制下で5回ほど引越しを経験しましたが、その都度不便さを感じてきました。現在は厚生課としてビズリンクさんと連携する立場になり、現場の課題に即した対応が着実に実行されていることを実感しています。今後は社員からのクレームをゼロにすることを目指し、より良い仕組みづくりに取り組んでいきたいと考えています。

──最後に、どのような企業にビズリンクのテガルンPLATをおすすめできますか。

担当者A：全国に拠点を持つ企業には特に適していると思います。当社は全国各地に支社・支局を有しており、従業員ごとに出発地と到着地が異なります。このように条件が複雑な場合でも、テガルンPLATなら柔軟に対応でき、自社で業者を一から探す必要がない点は大きなメリットです。

担当者C：ビズリンクさんのサービスは非常に丁寧で、従業員への対応も素晴らしいと感じています。その評判が広がりすぎて、弊社への対応が手薄になるのではと心配するほどです（笑）。それほど多くの企業に自信を持っておすすめできるサービスだといえます。