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【お役立ち情報】外国人社員の住居探しを円滑にするために外国人社員に必要なフォローとサポート

外国人社員が日本で住居探しをする際に、スムーズに手配が進まないことがよくあります。
スムーズに進まない原因が、不動産会社側に起因するケースもあれば、逆に外国人社員側に起因するケースもあります。
住居手配がスムーズに進まない場合、企業担当者にとっても大きな負担となり、結果的に企業担当者自身の業務パフォーマンスにも影響を与えることがあります。

そこで、本記事では外国人社員の住居手配における主要な課題とその具体的な解決策について紹介し、企業がどのように負担を軽減しつつ、外国人社員の円滑な生活を支援できるかを考察します。

1. 契約時の必要書類と対応方法

課題

日本での賃貸契約には、在留カードや住民票、緊急連絡先といった日本独自の書類が必要となります。
しかし、外国人社員はこれらの書類を準備していないことが多く、特に日本に入国していない段階ではその準備が難航することも少なくありません。このため、スムーズな契約手続きが難しく、契約に至るまでの時間が長くかかるケースが見受けられます。

解決策

事前準備ガイドの提供：
企業は、入国前の外国人社員に必要書類リストを提供し、準備が整うようサポートすることが効果的です。
特に、入国後すぐに住居契約を進めたい場合、事前に必要な書類や手続きについての説明を行うことで、手続きがスムーズになります。

不動産会社との柔軟な交渉：
必要書類が不足している場合でも、条件を満たすために不動産会社に柔軟な対応を求め、代替書類の提出や後日の書類補完など、柔軟な交渉を進めることで、入居の手続きがスムーズになることがあります。

代理人の活用：
特に日本にまだ入国していない外国人社員の場合、代理人を利用した手続きを行うことで、企業側で対応する範囲が広がり、契約プロセスが円滑に進みます。

2. 希望賃料と相場賃料のギャップ

課題

外国人社員の希望する賃料と、日本国内での実際の相場賃料の間に乖離があることが多く、希望通りの物件が見つからないケースが生じています。
特に都市部では、外国人社員が希望する賃料と実際の市場相場が異なるため、賃料が予算を超える物件が多く、物件選びに苦労することがあります。

解決策

相場賃料データの事前提供：
外国人社員に事前に日本の賃貸市場についてのエリア別相場データを提供し、現地の相場感を把握してもらうことで、希望賃料と実際の賃料のギャップを解消できます。
これにより、現実的な選択肢の中から物件を探すことが可能になります。

家賃補助制度の検討：
企業が家賃補助制度を導入できる場合、社員の負担が減り、選択肢が広がるため、予算に合った物件を見つけやすくなります。
家賃補助制度が難しい場合でも、実際の賃料相場と予算の調整を行い、現実に即した物件の提案が可能です。

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3. 不動産会社との連絡体制の確保

課題

外国人社員が母国語でのコミュニケーションを好むことや、勤務時間の関係で電話に出れず、日本の不動産会社とスムーズに連絡が取れない場合があります。
外国人社員が電話に出ない、あるいは応答が遅れることがあると、不動産会社側の紹介意欲が低下し、結果として物件の契約が遠のいてしまうリスクもあります。

解決策

多言語対応の連絡ツールの活用：
LINE、WhatsApp、WeChatなど外国人社員が普段使い慣れている連絡ツールを活用し、不動産会社との円滑なコミュニケーションを図ります。

サポート担当者の設置：
企業内で外国人社員の連絡を支援するサポート担当者を設置することで、不動産会社からの重要な連絡が途絶えることなく、迅速な対応ができるようになります。

メールとメッセージの併用：
連絡の履歴を確認できるメールやメッセージアプリを活用し、重要な連絡の行き違いがないようにし、双方での確認がしやすいようにすることも解決策のひとつです。

電話対応の必要性の説明：
不動産会社やその他の手配関連の業者からの連絡が入ることを、雇用する企業担当者からあらかじめ本人に伝え、電話対応をするよう指示することも必要です。
万が一、何度電話しても電話に出ないということが続く場合は、不動産会社側からの積極的なお部屋紹介は望めない上に、不動産会社側で「この企業の外国人社員は電話に出ない」というインプットがされた状態になると、次の外国人社員のお部屋探しを依頼した際にも消極的な対応になるなど、企業にとっても悪影響が出る可能性があります。

4. 設備や文化に関する理解

課題

日本の住宅には外国人が馴染みのない設備（ガスコンロ、浴室乾燥機、和式トイレなど）や日本独特の生活文化が多く、外国人社員が戸惑うことがしばしば見られます。こうした文化的な違いを理解しないままでの生活は、ストレスの原因になることがあります。

解決策

文化説明ガイドの提供：
入居時に日本の住宅文化や設備に関する説明ガイドを配布し、一般的な設備や使い方を紹介することで、トラブルを未然に防ぎます。

オリエンテーションの実施：
必要に応じて、不動産会社やサポート企業がオリエンテーションを行い、外国人社員が設備の使い方を理解しやすくすることも有効です。たとえば、ガスコンロの使い方やエアコンの設定方法など、日本の住宅の基本的な使用方法を直接説明します。

5. 契約手続きの方法と言語理解

課題

日本語の賃貸契約書は複雑で、外国人社員が内容を理解しにくいことが多いため、契約内容への誤解やトラブルが発生する可能性があります。言語の壁が大きいことで、後に契約内容に関して不満やトラブルが生じるリスクも伴います。

解決策

多言語翻訳サービスの活用：
契約内容を外国語に翻訳し、理解がしやすい状態で契約を進められるようにします。また、契約の場に通訳を手配し、その場での疑問点が解決できるようサポートします。

要点をまとめた簡易ガイド提供：
契約書の中でも特に重要な要点や注意点を簡易的にまとめたガイドを提供することで、契約内容に対する理解を深め、後のトラブルを防止します。

定期的なフォローアップの実施：
入居後も契約内容に関する理解不足が発生しないように、定期的なフォローアップを行い、外国人社員の不安を解消します。

まとめ

外国人社員の住居探しから契約、そして新生活への適応をサポートするには、企業の担当者にとっても多大な時間と労力が必要です。
これらの対応をすべて企業担当者が担うことは大きな負担となり、本来の業務に影響が出る可能性もあります。

また、文化や言語の違いによる課題を的確に解決することは、外国人社員が日本で安心して働き続けるための重要なポイントです。
こうした負担の軽減と効果的なサポートの実現に役立つのが、「WelcomeNestJapan」のような外国人社員向けの住居手配支援サービスです。

WelcomeNestJapanは、外国人社員に必要なサポートを提供し、企業担当者の業務負担を大幅に軽減します。
住居探しからライフライン手配まで包括的にサポートすることで、外国人社員が安心して生活をスタートし、早期に職場での活躍を始められる体制を整えることが可能です。

企業の業務効率向上と外国人社員の満足度向上の両方を実現するため、ぜひ一度WelcomeNestJapanの導入を検討してみてください。

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