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【お役立ち情報】外国人社員の新生活サポートをもっとカンタンに！住居とインフラ整備を自動化するポイント

日本国内の企業に雇用される外国人社員が増加する中で、企業が彼らの生活サポートに力を入れることは、社員の満足度と生産性を向上させるために非常に重要になってきています。特に住居やライフラインの手配は、新しい環境に慣れるための基盤となります。

しかし、このサポートを外国人社員の雇用に関わる企業や登録支援機関の担当者が業務の一環として行うと、とても大きな負担となります。外国人社員の住居やライフラインの手配は、日本人社員のそれと比較しても手間や負担が大幅に増えるというを認識しなければなりません。

逆に、外国人社員の生活サポートに特化した適切なサポート体制を整えることができれば、日本人社員と同じように、外国人社員もスムーズに新生活をスタートし、業務にも迅速に適応することができるようになります。

今回は、これまでの記事をいったん整理し、外国人社員の生活サポートを効率化するためのアイデアや、最新のツールについてあらためてご紹介したいと思います。
ぜひ最後までお読みいただき、業務の改善に役立ててください。

１：手配の自動化が業務負担を軽減する理由

従来、住居やライフライン手配のセットアップは、書類の準備や各種手続きの煩雑さが企業担当者の負担となっていました。
しかし、テクノロジーやサービスの進化により、自動化されたものが登場し、これらの業務を効率化することが可能になっています。
例えば、住居手配や電気・ガスの契約を一括で行えるプラットフォームを導入すれば、作業の重複を避け、必要最低限の対応で手続きが完了します。
これにより、担当者は他の重要な業務にリソースを割くことができるため、全体的な業務効率を向上させることができます。

２：住居手配の効率化

２－１：最新ツールの活用法

住居手配における最新のツールは、担当者の業務を効率化します。
例えば、外国人社員の住居探しから契約手続きまでを一元管理できる「オンラインプラットフォーム」が挙げられます。
これにより、複数の不動産業者とやり取りする時間や手間が大幅に削減され、なかには契約書類の準備や提出もデジタルで完結するものもあります。
さらに、AIを活用したツールを利用すれば、外国人社員の希望条件に合わせた最適な物件の候補を迅速に提示することも可能です。

２－２：手作業と比較した効果

従来の手作業では、物件探しから契約までのプロセスが非常に煩雑で、特に言語の壁や文化の違いによって、外国人社員にとっても企業担当者にとっても大きな負担となっていました。
例えば、外国人社員の希望する物件の条件を一つひとつ確認し、各不動産業者と個別に交渉することも、時には必要でした。
しかし、最新ツールやサービスを利用することで、このプロセスが大幅に簡素化されます。
候補物件の提案や、必要書類の電子化などによって、担当者が行うべき作業が大幅に減少し、スピーディに手続きを完了させることも可能になってきています。

２－３：実際に使えるサービス例

具体的なサービスとして、弊社の「WelcomeNestJapan」や、他にもいくつかのサービスが出てきています。
今回は弊社の「WelcomeNestJapan」を例にお伝えしていきますが、このサービスでは、外国人社員が日本に到着する前に住居手配を完了させることもでき（一部例外もあります）、ライフラインの手続きも一括で進めることが可能です。

また、契約に関する条件や契約書類の文言の確認、不動産会社に対しての進捗状況もWelcomeNestJapanのスタッフが企業の担当者に代わって対応していき、その進捗状況をシステム上で確認することもできるので、雇用先の企業担当者の負担は大幅に軽減することができます。

さらに、提携先の不動産会社も複数の言語に対応しており、かつどこの不動産会社がどの言語が対応できるのかをWelcomeNestJapanが把握をしている為、不動産会社と外国人社員とのコミュニケーションもスムーズに行うことができるようになっています。

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３：ライフライン手配の自動化

３－１：電気・ガス・水道のセットアップ自動化

外国人社員が新しい住居に移り住む際、電気・ガス・水道などのライフラインのセットアップは非常に重要です。
しかし、これらの手続きは各サービスプロバイダーと個別に契約を結ぶ必要があり、日本人でも面倒なうえに、日本語が不得意な外国人社員にとっては大きなハードルとなります。
この課題を解決するために、住居手配とセットにされたサービスを利用すれば、電気やガス、水道などを一括で手続きすることが可能になります。

例えば、住居手配依頼と同時にこれらのライフライン手配をオンラインで一括申請するシステムを使うことで、個別に手続きを進める必要がなくなります。
このような自動化は、企業の担当者の業務負担を軽減し、外国人社員が新しい環境でスムーズに生活をスタートすることを実現します。

３－２：SIMカードやインターネットの手配

SIMカードやインターネットの契約も、外国人社員が新生活をスタートする上で欠かせない要素です。
従来は、各キャリアやプロバイダーで個別に契約手続きを行う必要があり、外国人社員が日本語での手続きに戸惑うことも少なくありませんでした。

しかし、近年では外国人向けのSIMカードやインターネット契約サービスが充実してきており、特に多言語対応のオンライン手続きシステムが普及してきています。たとえば、外国人が自国で使用していたSIMカードと同じ使い勝手で、日本国内の通信サービスを利用できるオプションが増えてきています。

また、インターネット契約も、物件決定時にセットで手続きできるサービスやライフラインと合わせてのご案内などのサービスも登場しており、引越し後すぐにインターネットを利用できるようになっています。

３－３：自動化の成功事例

ここでも弊社の「WelcomeNestJapan」を例にお伝えしていきますが、例えば、以前は担当者か外国人社員が各プロバイダーに問い合わせ、それぞれ手続きを行う必要がありました。
しかし今では、はじめの住居手配の依頼と同時にライフラインの手配の依頼をしておくことで、住居が決定した段階で電気・ガス・水道・インターネットのご案内が自動で入るようなかたちで手続きを進められるようになっています。
これにより、外国人社員も日本に到着後すぐに必要なライフラインを利用でき、新生活のスタートがスムーズになっています。

また、この自動化プロセスは、企業の担当者にとっても負担軽減となり、他の業務に専念できる時間が増えています。

４．手続きの一括管理のメリット

４－１：一元管理システムの導入効果

外国人社員の住居手配やライフラインの手続きに関する一元管理システムを導入することは、企業にとって多大なメリットがあります。このシステムにより、住居契約からライフラインのセットアップ、さらに各種手続きの進捗状況を一箇所で確認することが可能になります。
例えば、各プロセスがリアルタイムで追跡でき、必要な書類が揃っていない場合には自動通知が送られるようなシステムもあるなど、ミスや遅延を防ぐ機能も備わっています。
これにより、手続きに伴う無駄な時間やコストを大幅に削減でき、企業の業務効率化が実現します。

４－２：業務効率化の実践例

ある多国籍企業では、従来、担当者が個別に管理していた住居手配とライフライン契約の手続きが非常に煩雑で、ミスが発生することがありました。
しかし、一元管理システムを導入することで、これらの手続きをすべて自動化し、ミスが激減。
担当者が各プロバイダーとのやり取りを減らすことができ、結果として担当者一人当たりの業務処理件数が50%増加しましたという例もあります。

５：まとめ

外国人社員の住居やライフライン手配の整備は、企業にとって非常に重要な課題ですが、自動化や一元管理システム、サービスの導入により、その負担を大幅に軽減することが可能です。

最新のツールやプラットフォームを活用することで、企業担当者に起因するミスを減らし、迅速かつ効率的に外国人社員が新しい環境でスムーズに生活を始めるためのサポートが提供できます。

また、これらのシステムやサービスの導入によって、企業はコスト削減や業務効率の向上だけでなく、外国人社員の生活満足度の向上にも寄与し、結果として社員の定着率も高まります。
テクノロジーを活用したサポート体制の整備は、今後ますます企業にとって欠かせない要素となるでしょう。

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