【お役立ち情報】従業員の転勤で人事・総務部が代行できる手続きとは？役所の申請に必要な物を紹介！

従業員の転勤が決まった際、引越しに伴って役所での手続きが必要になります。

しかし、役所は平日しかやっておらず、従業員は社内での業務に追われて平日は外出ができないケースが多いでしょう。

そんな時は引越しをする従業員の代わりに、人事・総務部の方が対応することも可能です。

今回は、企業内の転勤に伴う引越しの際に、従業員の代わりに人事・総務部の方がどの程度のことを代わりにできるのかについて紹介します。

転勤をする従業員が、平日になかなか役所へ行けないということでお困りな人事・総務部の方は、ぜひ参考にしてみてください。

引越しに伴って必要な手続きとは？

まずは、そもそも引越しをする際に役所で手続きが必要なものですが、基本的に引越しをする際には「転出届」「転入届」「転居届」「住民票」の手続きが必要になります。
それぞれの詳細や代理人が手続きを行う際に必要な対応については、以下の通りです。

転出届

転出届は、現在住んでいる市区町村以外の地域に引越す際に必要であり、現在の地域から住所を移す（出す）ための手続きです。
手続きをする場所は現在住んでいる市区町村の役所や役場が窓口であり、手続きの際は以下のような物が必要になります。

・本人確認書類（運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど）
・印鑑
・印鑑登録証（該当者のみ）
・新住所がわかるもの
・その他該当者のみの物（国民健康保険証、乳幼児医療証、高齢者医療受給者証など）

代理人が手続きを行う場合は「委任状」と「代理人の印鑑」「本人確認書類」が必要になるため、事前に準備しましょう。

転入届

転入届は、転出届と同様に現在住んでいる市区町村以外に引越しをする際に必要であり、新しい引越し先に住むための手続きです。
手続き場所は新しく住む市区町村の役所や役場が窓口であり、手続きの際には以下のような物が必要になります。

・転出証明書（転出届を申請した際に取得可能）
・本人確認書類（運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど）
・印鑑

代理人が手続きを行う場合は、転出届と同様に「委任状」と「代理人の印鑑」「本人確認書類」が必要です。

転居届

転居届は、現在住んでいる市区町村と同じ地域内で引越しをする際に必要であり、住民票を移動するために必要な手続きです。

転勤に伴う引越しは、遠ければ都内から地方、地方から都内というものがあり、近くても近県への引越しというものが多いため、転居届の対応をするケースは少ないでしょう。

もし転勤に伴い同じ市区町村への引越しが必要な場合は、以下のような書類が必要になります。

・本人確認書類
・印鑑
・その他該当者のみの物（国民健康保険証、乳幼児医療証、高齢者医療受給者証など）

代理人が手続きを行う場合は、転出届や転入届と同様に「委任状」と「代理人の印鑑」「本人確認書類」が必要です。

住民票

住民票は住所等の事項を記載する帳票のことであり、個人の居住状況を公に証明するものです。

住民票の手続きには以下のような物が必要になります。

・本人確認書類
・印鑑
・その他該当者のみの物（国民健康保険証、乳幼児医療証、高齢者医療受給者証など）

また、住民票の手続きを代理人が行う際にも「委任状」と「代理人の印鑑」「本人確認書類」が必要です。

従業員の生活背景によって必要な手続きとは

従業員が引越しをする際には、それぞれの生活背景によって役所で必要な手続きが異なります。
主な手続きの例は以下の通りです。

要介護者が家族にいる

要介護者とは、市区町村が設置した介護認定審査会によって介護が必要と認定された人の事であり、要介護者は介護保険を受給しています。
もし転勤をする従業員と一緒に介護保険を受給している人が引越しをして、新しい住所でも継続して受給したい場合は「転居後の14日以内」に役所での手続きが必要です。

ペットを飼っている

犬・猫や国の指定を受けている動物をペットにする場合、新しい住所の市区町村へ登録が必要です。
現在住んでいる市区町村以外に引越しをする場合は、以下のような手続きを行ってください。

１．現住所の役所または保健所で「登録事項変更届」を提出する
２．「鑑札」を取得する
３．新住所の役所または保健所に鑑札を提出し、住所変更の手続きをする

マイナンバーカード

マイナンバーカードには住所が記載されているため、引越しに伴って変更しなければいけません。
代理人でも「委任状」「マイナンバーカードまたはマイナンバー通知カード」「身分証明書のコピー」があれば、役所で手続きが可能です。

子供の転校

子供が保育園や幼稚園、小学校などに通っている場合、転校の手続きが必要になります。
保育園や幼稚園は、園や地域によって転園する際の手続き方法が異なるため、事前に確認しておきましょう。

小学校や中学校などの場合は、現在の学校から「在学証明書」と「教科書用図書給与証明書」を取得し、新住所の役所から「転入学通知書」を受け取ったら新しい学校に提出して手続きを行います。

児童手当

家庭を持っている従業員の場合、中には児童手当を受給しているケースもあるでしょう。

児童手当の住所変更をする場合、現住所に「児童手当受給事由消滅届」を提出し、新住所へ「児童手当認定請求書」を提出します。

児童手当は代理人での手続きが行えないため、従業員側に依頼をしましょう。

従業員が対応できない部分は人事・総務部でもカバーがおすすめ

今回は企業内で転勤が発生した際に、引越しをする従業員が行うべき役所での手続きや人事・総務部が代理人としてどのような対応が可能かについて紹介しました。

転勤が決まった従業員は社内業務に追われているため、引越し関連の手続きの対応ができないケースが多いです。そのため、転勤をスムーズに完了させるためには、担当である人事・総務部の方で対応することも検討することをおすすめします。

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