【お役立ち情報】年度末の転勤手配の関係者は必見！？事前に準備すべきことや注意点とは

3月、4月などの年度末は企業内で転勤が頻繁に行われる時期であり、引越しの繁忙期でもあります。そのため、年度末の転勤は通常期に比べていくつか注意すべきことがあります。

本記事では、通常期と比較しつつ年度末の転勤に伴う引越しで注意すべき点について詳しく解説していきます。

転勤はどのくらい前から通達されるのか

引越しはすぐに対応できるわけではなく、ある程度余裕をもって取り組み始めなければいけません。企業が従業員に対してどのくらい前に転勤の通達をするのかは、それぞれの企業や転勤のタイミングによって異なります。

一般的には1か月～2か月ほど前には通達されることが多く、どんなに急な通達でも2週間～1か月ほどでしょう。しかし、転勤をする従業員は通常の業務をこなしながら引越しの対応をしなければいけないため、1か月～2か月でも決して時間が余りすぎるということはありません。

従業員に転勤の通達がされ、引越しが必要になった際には事前にいくつか準備すべきことがあります。

主な準備は以下のようなことが挙げられます。

家庭を持っている従業員の場合、単身赴任として1人で引越しをするか家族全員で引越しをするかに分かれます。

引越しをする人数によって引越し先の物件や荷物の量が異なるため、引越しにかかる費用が異なるのです。そのため、転勤が決まったら、まずはじめに決めるべきは引越しの人数といえるでしょう。

転勤先ではどのあたりの地域に住むのかを決めます。転勤に伴う引越しはあくまで業務の一環となるイベントであり、就業規則によっては職場からの距離が定められていることもあるのです。

そのため、私生活の過ごしやすさだけでなく、職場への距離も考慮して地域を決める必要があります。

先述したように、引越しは荷物の量によって費用が異なり、量が多ければ多いほど費用が高くなります。また、ピアノやバイクなどは「特殊な荷物」とされ、家具・家電以外で段ボールに入らない荷物は別途費用が発生する可能性があるのです。

そのため、正確な費用の見積もりを出すには、必要な荷物と不要な荷物の選別や特殊荷物の量を明確にしておかなければいけません。

ライフラインとは「水道」「電気」「ガス」「インターネット」など、私生活を過ごすのに必要なサービスのことです。ライフラインは解約のタイミングによって引越し先の費用と2重になってしまうので、引越しが決まった時点で解約の適切なタイミングの確認が必要となります。

また、現在使用しているライフラインによっては引越し先で継続して利用できないケースもあります。

たとえば、東京都に住んでいて「東京電力」を使用している従業員が福岡県に転勤するとします。この場合、福岡では東京電力を継続して利用ができなくなり「九州電力」など新たな電力会社に申し込みが必要となるのです。

そのため、引越しが決まった際は現在のライフラインを継続して利用できるのか、解約が必要な際は違約金が発生するのかを確認しておきましょう。

転勤をする従業員が抜けた分、代わりの従業員がそれまでの業務を引き継ぎます。転勤が完了するまでに業務を引き継がなければ、その後の業務に支障が出てしまうため、少しずつでも引継ぎを進めておくといいでしょう。

引越しの際に行う事前準備についてご紹介しましたが、年度末の引越しでは次のような点に注意すべきです。

先述したように、年度末は引越しが繁忙期であり値段が高騰してしまいます。そのため、通常期にある程度の見積もりを取っていても時期が変わることで金額に大きなズレが生じてしまうので、注意が必要です。

繁忙期では引越し業者への依頼が多く、通常期よりも引越し業者の対応が遅れやすくなります。荷物の搬入が遅れてしまい、予想よりも引越しの完了時期が遅くなってしまうこともあるため、余裕をもって依頼をするといいでしょう。

繁忙期では頻繁に引越しが行われており、気になる物件があってもすぐに埋まってしまうことも少なくありません。従業員が候補としていた物件に必ず決まるというわけではなく、なかなか物件が決まらずに転勤の時期が遅れてしまう可能性もあるのです。

そのため、物件選びの際は1つ、2つだけでなく、できるだけ多くの候補を挙げておくといいでしょう。

転勤に伴う引越しをスムーズに完了させるには、担当者となる人事・総務部の方がうまい具合に従業員と引越し業者の仲介をする必要があるのです。

そのため、どちらか一方で対応事が止まっていないのかなどの進捗をこまめに確認しておくといいでしょう。

今回は、繁忙期である年度末に引越しが必要な転勤について解説してきました。ここまでで記述したように、繁忙期の引越しでは通常期に比べていくつか注意すべき点があるのです。

しかし、事前に準備すべきことや注意点を把握していても、通常業務と並行して適宜引越しの対応をするのは困難でしょう。引越しの対応に時間を割くと、通常業務に支障が出てしまい生産性が下がってしまう可能性もあります。

そんなときは、あらゆる引越しにも適切なプランの提案やライフラインの対応まで行う「株式会社ビズリンク」にお気軽にご相談ください。

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