【お役立ち情報】お引越しを早く終わらせるために従業員に事前に準備しておいてもらった方が良いことと注意点

従業員の転勤は企業内の経営戦略や組織解説を目的に行われるため、もし転勤の日程がズレてしまうと企業の戦略に影響が出てしまいますので、予定通りに進めなければいけません。

しかし、転勤に伴う引越しではなかなかスムーズに進められないということもあり得ます。

今回は、企業内での転勤をスムーズに進める為に、引越し業者を決定する前に従業員側に準備してもらうことについて詳しく解説していきます。

業者決定前に従業員に準備してもらうこと

引越しをする人数を決めておく

従業員の転勤が決まった際に起こりやすいトラブルとして引越しの人数が挙げられます。

家庭を持っている従業員の方が転勤をする際に、”従業員だけが引越しをするのか”もしくは”家族全員の引越しのか”によって引越しにかかる作業時間や費用が異なります。

転勤に伴う引越しでは基本的に企業側が費用を負担するケースが多いですが、中には就業規則で転勤の際には従業員分の引越し費用のみを負担をすると定めている企業もあるので、従業員には早めに引越しをする人数を決めてもらい、担当である人事・総務部の方は就業規則を確認しておくと良いでしょう。

 

住みたいエリアを決めておく

引越しを進めるためには従業員が転勤先で住む新居を決めなければ引越しが進められませんが、実は引越しが遅れてしまう理由として多いのは、”物件探しの遅れ”です。

しかし、従業員も転勤が決まったと言っても通常の業務は変わらずありますので、なかなか物件探しに注力できず、引越し業者に依頼や見積もり発行が遅れてしまうというケースがあるのです。

そのため、まずは転勤先の場所や通勤時間を考慮しつつ従業員がどのエリアに住みたいかを早めに決めてもらい、物件の特定をしやすくしておくといいでしょう。

 

引越しに必要な書類を準備してもらう

引越しを進める際には「転出届」や「転入届」、「住民票」など必要な書類がいくつもあり、書類を揃えて提出しなければ引越しが完了できません。

しかし、必要書類を揃えるためには平日に役所へ行かなければいけませんが、従業員も通常業務を行っているため、平日の時間に役所へ行く時間を作るのは困難です。また、引越し業者に依頼をしてからだと荷造りに時間が取られてしまい、なかなか時間を作ることができません。

もし従業員側の書類を準備するタイミングが提出のギリギリの時期になってしまうと、転勤自体が遅れてしまうという可能性もあり得ます。

そのため、必要な書類は早めに準備を進めてもらい、引越しの業者に依頼をする前に書類を準備できているようにすれば、スムーズな引越しができやすいでしょう。

 

必要な荷物と不要な荷物の整理

従業員が引越し作業で特に時間を取られるの「荷造り」です。

転勤先の新居で住む住宅に持っていく荷物を段ボールに詰めるのはかなりの労力が必要であり、それなりの時間も要します。

また、引越し料金は荷物が多ければ多いほど高くなってしまうため、少しでも安く引越しを済ませるなら従業員に必要な荷物と不必要な荷物を選別して事前に処分してもらうといいでしょう。

もし従業員が作業中に「やっぱりこの荷物は不要だな」と思い、不用品回収に買い取ってもらうと別途で費用が発生してしまい、回収費用は会社側が負担するのか、従業員側が負担するのかでトラブルにも繋がりやすくなってしまいます。

そのため、荷物の必要・不必要は事前に区別してもらうことでスムーズに引越しが完了できるだけでなく、より正確な引越し費用の見積もりを依頼することができます。

引越しが遅れないための注意点

引越しを早く終わらせるために従業員に準備してもらうことについて解説しましたが、その中でも引越しを遅らせない為に特に注意すべき点と解決策についても解説していきます。

「物件探し」と「書類の準備」には要注意

引越しを進める中で最も遅れる可能性が高い要因としてあげられるのが「物件探し」と「書類の準備」です。

先ほど記述したように、従業員も通常の業務を行いながらだとなかなか引越しだけに気を配るわけにもいかず、対応が後手後手になってしまうケースが多いのです。

また、物件探しに関しては会社側の就業規則で引越し費用の負担や”転勤先の事務所から○○km以内”といったように特定の地域への引越しが限定されるケースもあり得ます。

そのため、自社で転勤に関する就業規則はどのようなものがあるのか、担当者である人事・総務部の方はしっかりと確認しておく必要があるでしょう。

 

従業員が対応しきれない時には担当者側でも対応する

基本的に引越しに関する対応は、転勤をする当人である従業員が行うべきものです。

しかし、従業員も業務の都合上、物理的に対応が難しいという時もあります。

そんな時は、「物件探し」であれば、従業員に希望の物件情報を聞いておき、不動産会社と連携を取りながら物件を探してあげるといいでしょう。

「書類の準備」に関しては、従業員が平日になかなか役所に行けないという時は、従業員の家族に代理で役所に行ってもらうか、担当である人事・総務部の方が代理で対応できる範囲の書類は対応するということも引越しを早く終わらせるコツといえます。

＜まとめ＞転勤が決まったら、あとはビズリンクへお任せ

今回は引越しを早く終わらせるための方法や注意点について解説してきました。

ここまでで解説したように、転勤は企業戦略を目的としたイベントであり、時期を遅らせてしまうと企業の戦略に悪影響を与えてしまう可能性もあります。

そのため、引越しの担当者である人事・総務部の方も事前に確認すべき点や対応できることがあります。

しかし、いかに引越しの担当者になったとはいえ、人事・総務部の方も通常業務を並行していかなければいけないため、引越しの対応に手が回らなかったり、よくわからない点も多くあると思います。

そんな時は、「株式会社ビズリンク」にお気軽にご相談くださいませ。

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