【お役立ち情報】企業の総務人事担当者が転勤時の進捗管理の際に気を付けなければならないポイント

 

転勤は会社内での経営戦略や組織改正を目的として行われることが多く、転勤の時期が遅れてしまうと会社側に影響が出てしまうので担当の方は引越しの進捗を常に把握していなければいけません。

転勤に伴う転居では人事・総務部の方が担当となるケースがほとんどですが、担当になった方も通常の業務を並行しながら転勤の対応を行うため、全ての進捗を管理するのは非常に困難です。

そのため、今回は転勤時の社宅、引越し手配の担当になる方に向けて、転勤時の進捗管理をする際に特に気を付けるべきポイントについて「従業員側」と「業者側」に分けて解説していきます。

 

従業員側の進捗で確認するべきポイント

転勤に伴う転居の際に従業員の進捗状況で特に注意すべきポイントは次の通りです。

物件選び

転勤に伴う転居が決まった際にまず最初に対応すべきことは”新居の物件選び”です。

従業員が転勤先で住む新しい住居を選ばなければ転勤を進められません。

しかし、従業員も通常の業務を行いながら対応をしなければいけないため、なかなか自身が住むたい物件を選ぶことができずに対応が止まってしまうことがあります。

そのため、従業員側でスムーズに物件選びを進められているかの確認は非常に重要です。

 

必要書類の準備

転居を進める際には「住民票の写し」「転出届」「転入届」など従業員が提出すべき書類がいくつかあります。

書類を準備するには従業員が平日の間に市役所や区役所にいかなければいけませんが、土日休みの会社で働いている方は平日に書類を準備するのは困難であり、なかなか準備できないというケースが多いです。

そのため、従業員で書類の準備ができているかの進捗を確認し、もし準備ができていない様であれば代理として人事・総務部の方ができる範囲の書類を準備するのもひとつの方法です。

物件決定の最終判断

従業員が新居の物件を探した後は、その物件で良いかを会社が承認する必要があります。

特に3月4月の引越しシーズンでは従業員が住みたいと思っていた物件がすぐに埋まってしまうというケースが多く、物件を決める前に住みたい物件が埋まってしまったらまたイチから物件探しをしなければいけません。

そのため、従業員に物件決めの進捗状況を確認するだけでなく、物件決めの催促や会社への報告を速やかに行うよう指導をすることも重要です。

いつ引越しが可能か

物件が決まった後に引越しを行いますが、従業員側で荷造りが完了していなければ引越し業者も作業に入れず引越しの時期が遅れてしまいます。

そのため、従業員の準備がどのくらいで終わり、引越しが可能になるかを確認する必要があります。

もし従業員側で対応が遅れており、引越し手配が進められない時には、担当者側から日時を指定してしまうのもいいでしょう。

 

引越し業者側の進捗で確認するべきポイント

次に、引越し業者に対して確認すべき進捗について解説していきます。

 

業者を決定する時のやり取り

引越しを進めるには引越し業者選びが必要です。

業者を決める際にはいくつかの引越し業者の中から料金やプランをもとに1つの業社を選びますが、複数の業者とやり取りを進めるため、どこの業者とどのようなやり取りをしていたかがわからなくなってしまうという可能性もあります。

業者選びが遅れれば遅れるほど転勤自体も遅れてしまうため、常にどの業者とどんなやり取りをしていたか把握しておく必要があります。

引越しが可能な日時

引越し業者を決めた後すぐに実行できるわけではありません。

引越し業者も他のお客さんの対応をしながらスケジュール調整を行うため、対応できる日とできない日があります。

少しでも早く転勤を完了させたいときは、引越し業者側で対応できる日の候補日をいくつか確認しておき、従業員と日程調整を行うと良いでしょう。

どこまでサポートしてくれるのか

引越し業者によってサービスの手厚さやオプション制度が異なります。

時期によって、引越しの荷造りや荷解きを受けられない業者や引越し後の段ボールに時間を要する業者がいます。

どのサービスでどのくらいの費用が発生するかによって引越し業者を変更する必要もでてくるため、担当者である人事・総務部の方は費用面を考慮しつつサポートの手厚さを把握しておくべきでしょう。

まとめ

今回は、転勤に伴う引越しの担当者である人事・総務部の方に向けて、引越しの進捗管理の際に特に確認しておくべきポイントを解説してきました。

ここまでで解説したように、転勤は会社の経営面にも影響する業務であるため時期を遅くするわけにはいきません。

しかし、引越しを進める上でいくつかの問題点によってなかなか進められないというケースもあり、必ずしもスムーズに完了できるとは限りません。

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