【お役立ち情報】超重要！企業の総務人事担当者がお部屋探しとお引越し手配の進捗状況を管理すべき理由とは

 

企業内での転勤が決まったら人事・総務部の方が担当となり、引越しも含めて転勤がスムーズに終わるように対応するケースがほとんどです。

しかし、担当となった際には引越しをする従業員と引越し業者の対応をすればいいいというわけではなく、しっかりと引越しの進捗状況を把握しなければいけません。

今回は、そんな引越し担当の人事・総務部の方に向けて、”引越しの進捗状況を確認すべき理由”について詳しく解説していきます。

 

引越しの進捗状況を確認すべき理由

今回は引越し担当者の方が進捗状況を確認すべき理由の代表的な例として3つご紹介していきます。

 

転勤が完了する目途が立たない

転勤は会社内の経営戦略や組織改正を目的として行われることが多く、ある程度の時期を目途に転勤が完了する想定で事業計画を進めるため、転勤の時期がズレてしまうと会社側の計画も遅れてしまいます。

計画が遅れることで本来予定していた事業にも影響が出てしまい、最悪の場合、売上にも支署が生じてしまう可能性もあるのです。

そのため、引越しの担当となる人事・総務部の方は常に引越しが完了する目途を把握しておかなければいけません。

 

思わぬ状態で止まっている可能性がある

転勤に伴う引越しを進めるには人事・総務部側でさまざまな手続きや対応が必要となりますが、引越しをする従業員や引越し業者を含めて進めていかなければいけません。

また、「引越しの担当者」「引越しをする従業員」「引越し業者」の3者がその時々の状況で対応しなければいけないことがあり、3者のうち誰かが対応を止めてしまうと引越しが進められなくなってしまいます。

しかし、引越しの担当者である人事・総務部や引越しをする従業員は通常の業務があり、引越し業者も他の現場を請け負っているため、3者とも引越しにだけ専念することができず、対応が止まってしまっているというケースもあり得ます。

担当である人事・総務部の方は自身でやるべきことを進めていてスムーズに引越しが進められていると思っていても、思わぬところで対応が止まってしまっていることもあるので進捗の確認は欠かせません。

 

従業員と引越し業者の仲介をしなければいけない

先ほど記述したように、転勤に伴う引越しは「引越し担当の人事・総務部」「引越しをする従業員」「引越し業者」の3者間で進めていきます。

そのため、引越し担当者である人事・総務部の方は引越しをする従業員や引越し業者とのやり取りがスムーズに進むように対応しなければいけません。

従業員と引越し業者の仲介を行うためには、担当者である人事・総務部の方も引越しの流れや進捗状況を把握していなければスムーズに対応ができないため、人事・総務部側でも引越しの進捗状況を把握しておかなければいけません。

 

状況を会社に逐一報告が必要なケースもある

転勤は経営戦略や組織改正を目的としており、転勤が遅れてしまうと会社側にも影響が出てしまうため、会社側も転勤を決めた後はどのくらいの時期に引越しが終わり、転勤を完了できるのかを把握しようとします。

引越しの担当となる人事・総務部の方は会社側へ引越しが現在どのような状況で、どのくらいの時期に終わるのかを報告しなければいけないケースがあり、報告のためには常に進捗状況を把握しておかなければいけません。

 

引越しの進捗管理をするために意識することとは

引越しの進捗状況を把握するべき理由について解説したところで、次に進捗管理をするために意識すべきことについても詳しく解説していきます。

常に完了日を想定して逆算する

引越しの担当となった際にはただ単に進捗を把握しておけばいいという訳ではなく、いつ頃に引越しや転勤が完了できるのかを把握しておかなければいけません。

しかし、引越しは手続きや対応の遅れによって完了の目途がズレてしまうことがしばしばあります。

そのため、状況が変化したり進捗が進むごとに完了日を想定し、少しでも完了が遅れないようにしなければいけません。

担当者や従業員で対応すべきことを把握しておく

引越しは手続きや対応の漏れによって時期が遅れてしまうことがあります。

対応遅れは、引越し業者の確認漏れから発生するというケースもありますが、従業員や引越し担当の人事・総務部側に原因があることも稀にあります。

そのため、従業員や担当者側で対応すべきことを常に把握し、自らの責任で引越しの時期が遅れてしまうリスクを避け、さらには引越し業者側に問題がある場合には、いつでも指摘できるようにしておく必要があります。

段階ごとに誰が対応すべきか把握しておく

先ほどの「対応すべきことの把握」に加え、引越しの担当となる人事・総務部の方は常に段階ごとに誰がなんの対応をしなければいけないのかを把握しておき、その時々でこちらから引越し業者に連絡をしなければいけないのか、引越し業者からの連絡を待つべきなのかを把握することで引越し全体をスムーズに完了しやすくなるのです。

まとめ

今回は転勤に伴う引越しの際に担当者となる人事・総務部の方に向けて、引越しの進捗を管理すべき理由と進捗管理の際に意識すべきことについて詳しく解説してきました。

ここまでで記述したように、引越しの担当者は転勤の時期を遅らせないためにも引越しの進捗を管理しておかなければいけません。

しかし、引越しの際にはいくつか進みが遅れてしまう要因となり得るもの存在し、担当となる人事・総務部の方も通常業務を行いながら引越しの管理もするとなるとかなりの負担になってしまいます。

そのため、「少しでも早く引越しを完了させたい」「ミスなく転勤を終わらせたい」という担当者様は、引越し業者の選定や企業ごとの見積もりプランの作成、引越し完了までのサポートを行っております弊社株式会社ビズリンクまでぜひご相談下さい。