【お役立ち情報】転勤が決まったらお部屋探しとお引越し手配はどうする！？転勤の時の対応の流れと注意点を解説

従業員の転勤が決まった際には、基本的に人事や総務部の方が担当となり引っ越しなどの手続きを進めていきます。
実際に引っ越しを行う従業員は通常の業務と並行して対応しなければいけないため、なかなか対応ができないというケースも少なくありません。
そのため、人事や総務部の方が転勤に伴う引っ越しの流れを把握してサポートをしていかなければ、転勤の時期がずれてしまうなど業務に支障が出てしまう可能性があります。

今回はそんな引っ越しの担当者となる人事・総務部の方に向けて、転勤に伴う引っ越しの大まかな流れと従業員側の注意点について解説していきます。

＜主な引越しの流れとは＞

新居の物件探し

転勤が決まった際にまず行わなければいけないのが、従業員の次なる住居となる”新居探し”です。
従業員が転勤先の地域で住む物件が見つからなければ引っ越し業務や転勤自体が行えないため、転勤が決まった時点ですぐにでも動き始めなければいけません。
転居を伴う転勤では物件探しに時間がかかってしまい、転勤の完了が当初予定していた日にちのギリギリになってしまったり、予定よりも遅くなってしまうというケースも少なくありません。物件探しで時間がかかってしまう主なケースは次のようなことが挙げられます。

・従業員の通常の業務が忙しくてなかなか対応できない

・引越しシーズンで物件がすぐに埋まってしまう

・引越しシーズン以外でも物件数自体が少なく、空き物件がない

・従業員の理想の物件が見つからない

このように物件探しではすぐに物件が見つかるという訳ではなく、期限内に従業員が理想としている物件を探すのは困難になってしまうケースがあります。
また、転勤に伴う引っ越しの際には会社内で定められている規則に従う必要があり、中には”相場より低い規定家賃になっていること”や”事務所から○○km圏内の物件限定”などのような規則が存在する会社もあります。そのため、事前に転勤に関係する規則を人事・総務部側の方でもしっかりと把握、時には更新しておく必要があります。

入居日の決定と現住居の退去

物件が決まった後は次の物件への入居日と今住んでいる住居の退去日を決定します。
新居となる物件にはすぐに入居できるわけではなく、現在その物件に住んでいる方が退去をした後、クリーニングが完了してからでなければ入居ができません。
そのため、必ず次の物件にはいつから入居ができるのかを確認し、その日程に合わせて退去日を設定しなければ、退去をしたは良いものの次の物件に入居するまで泊まる場所が無くなってしまうというケースもあり得るので要注意です。

引越し業者の決定

物件探しや退去の手続きが完了した後は、引越しを依頼する業者探しを行います。
転勤に伴う引っ越しの場合は基本的に業者探しは担当者となる人事・総務部の方が行うケースが多いのが現状です。
引っ越し業者はそれぞれの業者によって特徴が異なり、費用面を重視する業者もあれば、サポートの手厚さを重視している業者などさまざまです。
そのため、”引越しをする人数”や”移動距離”、”荷物の量”、”日程”などさまざまな点を考慮した上で適切な業者を選択しなければ必要以上に引っ越し業者への依頼費がかかってしまうということもあり得ます。また、中には遠方の引っ越しには対応していない引っ越し業者もあるので事前に確認しておく必要があります。

荷物の整理

引越し業者が決まった後は従業員側で荷物整理を行います。
従業員の荷物の量や荷造りを業者に手伝ってもらうかによって引っ越しの際にかかる費用が変わるため、会社側の負担を減らす為には従業員自身で荷造りを行ってもらい、不要な荷物用の処分も勧めるといいでしょう。

引越しに必要な書類の提出

引越しを行うには、現住居の退去に必要な書類や新居へ入居する為の契約書、引っ越し後の住所を変更するための転出届と転入届などさまざまな書類の準備と提出が必要です。
退去に伴う書類の訂正が遅れることで現住居の家賃や費用が余分に取られてしまったり、新居の契約が遅くなり入居が遅れてしまうということもあり得ます。
そのため、人事・総務部側でも、あらかじめ”何の書類を”、”いつまでに準備して”、”いつまでに提出しなければいけないのか”という点をしっかりと把握しておくべきでしょう。

＜従業員側の注意点とは＞

転勤に伴う引越しを実際に行うのはあくまで従業員であり、従業員側でも事前に注意点として把握しておくべきことがあります。
従業員や人事・総務部側で把握していなければ後々にトラブルへと繋がりかねません。
そのため、今回はその中でも代表的な例をご紹介していきます。

子供の転校準備

お子さんをお持ちの従業員の方限定となりますが、従業員の方単身ではなく家族全員で引っ越しを行う際には子供の転校の準備も進めなければいけません。
今の学校を出る準備だけでなく、引越し先でどこの学校へ転校するのかも事前に決めておく必要があります。
また、転入をする際には試験が設けられていることがほとんどであるため、試験に落ちてしまうということが無いように、万が一のことも備えて試験の対策を必要取っておくと良いでしょう。

ライフラインの解約と申し込み

ライフラインとは、「電気」「ガス」「水道」などの日常生活で必要とされる設備のことであり、現住居で使用してるライフラインの解約と新居でのライフラインの申し込みが必要となります。
ライフラインへの申し込みは早くて入居日の2週間前、遅くても1週間前には申し込んでおかなければ、入居日当日から電気やガス、水道を使うことができず、私生活に支障が出てしまうという可能性もあるのです。

引越し日時と立ち合いの時間調整

現住居を退去する際には、住居の傷や損傷が無いかなどの確認を含めて立ち合いを行わなければいけません。
退去の立ち合いと引越しの日にちを合わせるケースが多く、午前中や日中に現住居の荷物を運び出した後立ち合いを行い、そのまま新居へ移動して引越しの荷物を受け取るという流れになります。
この時に遠方の引越しの際には特に注意が必要です。遠方の引越しでは、立ち合いが終わった後に移動が新幹線や飛行機を利用しなければいけないことが多く、移動にかなりの時間を要します。もし立ち合いに思った以上に時間がかかってしまい、引越し業者が来る時間に間に合わなければトラブルへと繋がってしまう可能性もあるのです。
そのため、ある程度余裕を持った時間で設定しておくか、あえて日にちをずらして引っ越し業者が来る時間にしっかりと対応できるようにする必要があるのです。

まとめ

今回は従業員の転勤に伴う引越しの流れと注意点について解説してきました。
ここまでで解説したように、転勤に伴う引越しでは実際に引っ越しを行う従業員側と担当となる人事・総務部側でそれぞれ対応すべき時や注意すべき点があります。
そのため、トラブルや業務へ支障が出てしまうことを防止する為にも、担当者となる人事・総務部の方はしっかりと流れや注意点を把握しておく必要があると言えます。
もし、転勤に伴う引越しで不明な点やどうしても対応がしきれないという際には、引越し業者の選定や引っ越しに関するサポートまで行っている「株式会社ビズリンク」にお気軽にご相談ください。