【お役立ち情報】急な転勤でも問題なし！？急いで引っ越しをしたい時に優先すべきポイントとは

企業内で経営戦略や組織編成の為に従業員の転勤を行うことがあり、従業員の転勤に伴って引っ越しを行わなければいけません。
基本的に転勤が決まるのはある程度の余裕を持つために事前に決定されますが、時には急慮決定し、早急に引越しをしなければいけないということもあります。
しかし、引っ越しは転勤が決まってすぐに完了できることはなく、引っ越しが遅れてしまえば転勤のタイミングが遅れてしまうというケースもあります。

今回は急遽決まった転勤に伴う引っ越しにも対応できるように、優先的に抑えておくべきポイントとスムーズに進めるためのコツについて解説していきます。

＜急な引っ越しで抑えるべきポイントとは＞

急遽転勤が決まった際の引っ越しでは「時間が無いし何から進めていいのかわからない」という方も少なくないでしょう。
そんな時にまず抑えておくべきポイントを4つ解説していきます。

スケジュールの確認

引っ越しで初めに行わなければいけないのは「スケジュールの確認」です。
”転勤はいつまでに完了しなければいけないのか”という点から逆算して”引っ越しをいつまでに完了させるのか”、”いつまでに引っ越し業者を決定しなければいけないのか”、
”引っ越しに必要な書類といつまでに用意ができていなければいけないのか”などという点を把握しておかなければいけません。
このスケジュールを把握しているかしていないかによって、転勤を完了するのが予定よりも遅くなってしまい、業務に支障が出てしまうという可能性もあるのです。
そのため、引っ越しを含めて転勤の全体を事前に想定しておく必要があるのです。

従業員が次に住む物件選び

転勤を完了させるには従業員が次に住む物件を決めなければいけません。引っ越しを行う際にまず物件選びで躓いてしまうという方も少なくありません。
引っ越しをする時期によって物件探しで苦労するポイントが異なり、引っ越しシーズンでは、多くの方が今住んでいる物件から退去するため多くの物件が入居者を募集しています。
しかし、物件を探している人も多く、従業員が希望している物件が見つかってもすぐに埋まってしまうケースも少なくありません。
また、引っ越しシーズン以外の時期には退去する人が少なく、希望に近い物件がそもそも見つからないというケースもあり得るのです。
そのため、従業員がどこの支店や営業所に転勤するのかが決まったらすぐにでも物件を探し始めるべきとも言えるでしょう。

引っ越し業者選び

転勤に伴う引っ越しが決まった際に、担当となる人事・総務部が行動に移さなければいけないのが「引っ越しの業者選び」です。
引っ越し業者は数多くあり、それぞれの業者によって特徴が異なるため引っ越しの内容によって適切な業者が異なります。
主な業者ごとの特徴としては”費用の安さ”や”サポートの手厚さ”、”オプションの豊富さ”、”対応の早さ”などさまざまあります。
特に注意したいのは”遠方の引っ越しに対応していない業者もある”という点です。企業の転勤では地方から都内への転勤や都内から地方への転勤が多く、
遠方の引っ越しになるケースが多いです。そのため、引っ越しの内容が適している業者でも引っ越しの対応ができないこともあるので注意が必要です。

従業員が手続きに必要な書類の準備

引っ越しを完了させるためには担当者の人事・総務部が進めるだけでなく、引っ越しをする従業員も対応をしなければいけません。
引っ越しを行うにはいくつかの書類を用意する必要があり、中にはすぐに用意できない書類もあります。
また、従業員も業務を勧めながら書類を準備するのは難しく、用意するのに時間がかかってしまうというケースも少なくありません。

＜急な引っ越しでもスムーズに進めるためのコツ＞

急な引っ越しが決まった際に抑えるべきポイントを開設したところで、急な引っ越しでもスムーズに進めるためのコツについて解説していきます。

担当者・従業員・業者が同時進行できるように段取りを把握しておく

転勤に伴う引っ越しが急に決まった際にはスムーズに進めなければ転勤の時期がずれてしまう可能性があります。
そのため、効率良く引っ越しを進めるためには人事・総務部側の対応だけでなく、引越しをする従業員と引っ越し業者が対応や作業を同時進行できるように
段取りを把握しておく必要があります。

従業員に余裕をもって必要な対応を伝えておく

先ほど記述したように引っ越しを行う際にはいくつかの必要な書類がありますが、従業員が通常の業務を行いながら準備をするのは困難です。
そのため、従業員には事前に必要な書類といつまでに用意をしなければいけないのかを伝えておき、余裕を持って必要書類を準備できるように進めておくといいでしょう。
また、従業員に口頭だけで伝えたとしても別の業務のことで忘れてしまう可能性もあるので、メールや書面など形に残る形式で伝えるといいでしょう。

進捗の確認

転勤や引っ越しを進めていく際には思わぬところで進行が止まってしまっていることがあります。
主なケースは”従業員が必要書類を集められていなかった”というケースや”担当者の人事・総務部が対応すべき手続きが完了していなかった”、
または”引っ越し業者からの返事が来ていなかった”などがあります。そのため、自身の中で進んでいると思っていることでも随時進捗具合を確認しておき、
手配の進行が止まっているという状況を回避すると良いでしょう。

まとめ

今回は急遽決まった転勤に伴う引っ越しの際にも対応できるように、事前に抑えておくべきポイントやスムーズに進めるコツについて解説してきました。
ここまでで記述したように、急な転勤では対応に焦って進めてしまうとかえって進行が遅れてしまいますが、しっかりとポイントを抑えていれば問題なく進めることができます。
しかし、担当となる人事・総務部の方も他の業務と重なり、なかなか進められないというケースも少なくないでしょう。
そんな時は、手配工数を最大で80％軽減し、確実でスピーディーな引っ越し手配のサポートを行っている「株式会社ビズリンク」まで、ぜひご相談ください。