【お役立ち情報】転勤が決まったらすぐ行動！？従業員の転勤が決まったら人事が取るべき行動とは？

企業内で転勤に伴う従業員の引っ越しが発生した際には人事部の方が担当するケースがほとんどでしょう。しかし、人事部の方もその他の業務を進めながらの対応となり、スムーズに転勤の業務を進められないという方も少なくないでしょう。そのため、今回はそんな人事の方に向けて、従業員の転勤に伴う引っ越しが決まった際に取るべき行動について詳しく解説していきます。

転勤が決まってから人事が取るべき行動とは

従業員の転勤に伴う引っ越しが決まってから人事部がどれだけスムーズに対応できるかによって、転勤自体のスピード感に影響が出てしまいます。そのため、人事部が転勤の流れや取るべき行動を把握しているというのは非常に重要なことなのです。それでは、転勤の流れに沿って人事部が取るべき行動について解説していきます。

転勤の予定日を確認する

転勤に伴う引っ越しの際にはあらかじめ”いつまでに引っ越しを完了させなければいけないのか”という点を把握しておかなければ、本来従業員が転勤先で業務を始めるべき日程がズレてしまうなど、業務に支障が出てしまうケースもあるのです。そのため、事前に引っ越しをを完了させる日程を自身で把握するだけでなく、従業員にも伝えた上で少し早めに引っ越しを済ませておき、余裕を持って転勤を完了させると良いでしょう。

引っ越し業者の手配をする

転勤に伴う引っ越しが決まった際にまず人事部が考えなければいけない事として「引っ越し業者の手配」です。この時にどの引っ越し業者に手配をするかによって、引っ越しのスピードや質などの大半が決まると言っても過言ではありません。引っ越し業者によって費用が安い業者があれば、サービスの幅が広い業者、遠方の引っ越しにも対応している業者など特徴はさまざまあります。そのため、その時々の引っ越しに合った業者選びをすることが重要となるのです。

従業員に必要な書類や流れを説明する

転勤に伴う引っ越しの際には人事部側の対応の速さによって転勤全体の進み具合に影響が出ますが、その上で引っ越しを行う従業員の協力も必要不可欠です。
従業員が引っ越しに必要な書類や手続きの対応が遅れてしまえば転勤の進み具合に影響が出てしまいます。しかし、従業員も人事部と同様に通常の業務を行いながら引っ越しの書類を準備したり手続きをしなければいけないため、書類を用意するのが遅れてしまうというケースも少なくありません。そのため、従業員側でも事前に引っ越しや転勤の流れや必要な書類を説明しておき、ある程度余裕を持って認識させておくことで、引っ越しを済ませなければいけないギリギリの日にやっと書類が揃うというケースを回避することができるでしょう。
また、転勤に伴う引っ越しでは”どこまでが会社負担でどこからが従業員負担なのか”という点も明確にしておくことで、後々のトラブルを防ぐこともできるのです。

新居探しの手伝い

通常、引っ越しの際にはその引っ越し先に住む従業員が新居を探すものですが、従業員も通常業務を行いながらではなかなか住みたい理想の家が見つからないという時もあります。従業員が次の住みたい家がなかなか見つからないことで転勤自体が遅れてしまうというケースも多く、いつまでも従業員だけに任せてしまっては転勤が遅れてしまいます。そのため、そんな時は事前に従業員に希望としている住まいの条件をいくつか聞いておき、人事部側で候補となる物件をいくつかピックアップしておき、従業員に選んでもらうのも転勤を早く完了させる1つの手段と言えるでしょう。

引っ越し業者や従業員に進捗確認をする

人事部の業務として、ただ単に従業員や引っ越し業者の仲介をすれば良いという訳ではなく、予定通りの日にちに合わせて転勤が完了するように進めなければいけません。そのため、時には従業員と引っ越し業者の進捗状況を確認し、必要であれば催促をしなければいけません。

退去日の決定

従業員の引っ越し先が決まった後は今住んでいる住まいの退去日を決めなければいけません。
退去日の決定は引っ越しの際に非常に重要な注意点の1つです。退去日のタイミングをミスしてしまうと、今の住まいの住宅費を余分に支払わなければいけないということになりかねませんので、事前にいつまでに退去を済まさなければいけないかを確認しておくと良いでしょう。

引っ越し業者への値下げ交渉

この業務は人事部の中でも行う人がいれば行わない人もいるでしょう。
しかし、引っ越しをする際の費用は会社から負担をするケースがほとんどであり、少しでも引っ越しの際の費用を削減することで企業の経費を抑えることができます。そのため、実際に値下げの交渉が成功するかしないかはさておき、交渉をしてみる価値はあると言えるでしょう。

まとめ

今回は従業員の転勤に伴う引っ越しが決まった際に、引っ越し担当の人事の方が取るべき行動について解説してきました。
ここまでで記述したように、従業員の転勤の際には人事部がさまざまな業務を進めなければいけないだけでなく、企業の予算を考慮しつつ、転勤を予定通りに完了させるために対応していかなければいけません。

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