【お役立ち情報】外国人社員の住居トラブル事例と解決策：企業担当者が知っておくべき知識

企業担当者が最低限知っておくべき知識を押さえ、外国人社員が快適に生活できるサポート環境を整えましょう。

目次

１．よくあるトラブル5選
２．トラブルを回避する具体的な方法例
３．企業ができること
４．まとめ

よくあるトラブル5選

契約の理解不足

日本の賃貸契約には、敷金・礼金・更新料といった、他国にはない独自の費用体系が含まれています。
例えば、敷金は退去時の清掃や補修費用に当てられることが多く、礼金は家主への謝礼として返却されません。
このような制度は外国人には馴染みがなく、契約後に「支払った礼金が戻らない」「退去時に敷金が全額返金されない」などのトラブルに繋がるケースが見られます。
企業担当者がこうした費用構造を事前に説明することで、契約トラブルを防ぎやすくなります。

保証人問題

外国人が日本で賃貸契約をする場合では保証人が求められることが多く、外国人社員にとって保証人を見つけるのは大きなハードルです。
通常でいう保証人には、日本国内に居住し、一定の収入を持つという最低限の資格が必要とされますが、外国人社員にはその条件を満たす人が身近にいない場合も多いです。
その結果、保証人を立てられず、契約を断られるという問題が発生します。

家賃滞納による契約解除

家賃の支払いは原則毎月期日通りに行う必要がありますが、外国人社員は言語や文化の違いから支払いを忘れたり、遅れたりすることがあり、それが度重なると最悪の場合、契約解除に至ることもあります。
特に海外からの送金による支払いがある場合、送金遅延が原因で支払いが遅れるケースもあります。
こうした支払い問題に対して、企業担当者がサポートできる部分を把握しておくと良いでしょう。

生活習慣の違いによる近隣トラブル

ゴミ出しや騒音、規定以上の人数での同居など、日本特有の生活ルールを守らないことが原因で、近隣住民や管理会社、オーナーとトラブルになるケースも多いです。
例えば、ゴミの分別方法は細かく定められており、間違った分別を続けると、近隣からの苦情につながる場合もあります。
また、生活時間帯の違いから生じる騒音問題も、近隣住民とのトラブルの原因となります。
さらに最近特に多いのが、契約時は入居は1名や2名と申告しておいて、実際には4名～6名など大人数で生活をしていたというもので、これは騒音のトラブルはもちろん、居住スペースの汚れや劣化もひどくなる為、退去時の費用が想定以上にかかるという問題も発生させます。

ライフラインの設定が難しい

日本の賃貸物件では、電気・ガス・水道といったライフラインの契約を入居者自身で行うことが一般的です。
しかし、手続きが日本語で行われる場合も多く、外国人社員が一人で対応するのは困難です。特に入居後すぐにライフラインを利用できないと、生活を始めることができず、不便な思いをさせてしまいます。

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トラブルを回避する具体的な方法例

契約内容の説明を丁寧に行う

外国人社員が契約内容を十分に理解できるよう、敷金や礼金の意味、家賃の支払い方法などを簡単な日本語や英語で説明すると良いでしょう。
また、契約内容をビジュアル化する資料を提供すると、言葉の壁を超えて内容を把握しやすくなります。

家賃保証会社の利用

保証人が見つからない場合、家賃保証会社を活用することで契約を進められる場合があります。
家賃保証会社の利用料は外国人本人の負担となりますが、保証人が見つからないことを理由に契約を断られるリスクを減らすための手段として有効です。企業としても、事前に家賃保証会社がどういったものかを本人に説明しておくのが良いでしょう。

家賃の自動引き落とし設定

家賃を銀行口座からの自動引き落としに設定することで、支払いの遅延を防ぎ、契約解除のリスクを回避できます。
また、口座に毎月の支払い分を確保しておくようにアドバイスすると、さらにトラブルを防ぐことができるでしょう。

地域のルールを事前に説明

入居前に、ゴミ出しの方法や静音に関するマナーなど地域特有のルールと、契約の内容を再度説明することでトラブルを未然に防ぐ確率が高まります。地域のルールがわかるよう多言語案内を用意し、外国人社員に渡すと効果的です。

ライフラインの設定サポート

電気やガスの開通手続きなど、ライフラインの設定に関しては、企業がサポートを提供するか、提携業者を紹介するのが有効です。
また、手続きの際に必要な電話番号やインターネットでの申し込み方法を案内し、外国人社員がスムーズにライフラインを利用できるようにします。

企業ができること

外国人社員向けの住居サポート体制を整える

住居に関する疑問や不安を解消するためのサポート担当者を社内に設けたり、外部に委託をすることで、外国人社員が安心して暮らせる環境が整います。
対応者が住居サポートの知識を持ち、契約や生活上のルールを外国人社員に伝えることで、トラブルを未然に防ぐ確率を高めることができます。

複数の不動産会社との連携を強化する

複数の不動産会社と連携し、外国人社員にとって最適な物件を紹介できるようにしておくと、契約がスムーズに進みやすくなります。
また、外国人受け入れに積極的な不動産会社を把握しておくことで、安心して契約を進めることができます。

トラブル事例の共有

過去に発生した住居トラブルの事例を定期的に社内で共有し、その事例に基づく改善策を導入することが重要です。
トラブル事例を活かして、マニュアル化された対応策を整備することで、今後のトラブルを未然に防ぐ体制を作ります。

ライフライン手配のサポート窓口を用意する

電気、ガス、水道、インターネットなどのライフライン設定に関しては、企業内でサポート窓口を設けると便利です。
例えば、新規のライフライン契約の流れを外国人社員にわかりやすく説明し、必要なサポートを提供することで、彼らが安心して生活をスタートできる環境を整えます。
また、外国人社員の母国語で対応できる業者と提携し、一括して手配をしてもらうようにすると、さらに負担を少なくすることが可能になります。

まとめ

外国人社員の住居トラブルは、生活基盤だけでなく業務への影響も大きいため、企業が積極的にサポート体制を整えることが重要です。
日本特有の賃貸契約の仕組みや生活習慣への理解不足が原因でトラブルが起こりやすいため、企業担当者が事前にリスクを把握し、具体的な解決策を持っていることで、社員の安心と快適な生活を支援することができます。
また、不動産会社や家賃保証会社との連携を強化し、ライフラインの設定サポートなどの体制を整えることで、外国人社員がスムーズに生活を始められるようサポートしましょう。

こうした細やかなサポートは、社員の満足度向上にもつながり、企業全体の生産性向上にも寄与します。外国人社員が日本で安心して生活できるよう、企業としてできる限りのサポートを提供し、信頼されるパートナーとなることを目指しましょう。

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