【お役立ち情報】従業員の単身赴任が決まった際に必要な手続きとその際に発生する手当とは

従業員の転勤が決まった際には、家庭持ちのときでも単身で引越しをすることがあります。しかし、従業員が単身で転勤をする際には家族全員で引越しをするときに比べていくつか注意すべき点があるのです。

本記事では、単身赴任が決まった際に担当となる人事・総務部側で対応すべきことや単身赴任によって増えるであろう手当について解説していきます。

単身赴任が決まった際に人事・総務部が対応すべきこととは

まずは、従業員の単身赴任が決まった際に、転勤の担当となる人事・総務部の方が対応すべきことについて解説していきます。

健康保険と厚生年金の住所変更が必要な条件として以下の2点が挙げられます。

・マイナンバーと基礎年金番号が紐づいていない
・海外居住者や短期在留の外国人

このどちらも該当しない場合は書類の提出は不要です。しかし、いずれかに該当する際は、会社側から「健康保険・厚生年金被保険者住所変更届」を年金事務所へ提出する必要であり、場合によっては被扶養配偶者の変更届も必要となります。

単身赴任の際は、転勤が確定した翌日から10日以内にハローワークへ「雇用保険被保険者転勤届」の提出が必要です。このときに注意すべきは、提出先が転勤先の事務所を管轄するハローワークであるという点です。

申請は直接窓口に訪問する必要はなく、郵送や電子書類での提出も可能となりますが、転勤の事実を証明する書類として「出勤簿」「社員名簿」「辞令」や被保険者資格喪失届などの提出が求められることもあるので、事前に確認しておきましょう。

転勤は会社側の都合による引越しであるため、基本的に引越しにかかる費用は会社側が負担します。しかし、たとえ転勤に伴う引越しでもすべてを会社側が負担するわけではなく、負担されないものもあるのです。

実際にどの項目を会社側が負担をし、どの項目は従業員の実費になるかは会社ごとによって異なります。そのため、転勤が決まった際にはすぐに会社側の負担範囲を確認し、従業員に伝えておくことで、後々のトラブル防止にもつながるのです。

転勤に関する手当として「単身赴任手当」を設けている企業もあります。しかし、単身赴任手当では以下の点に注意が必要です。

単身赴任は基本的に会社側の都合で発生しますが、どこの企業でも制度を設けているわけではありません。

そのため「どうせ支給されるだろう」と安易に考えてしまい、後々に手当の制度すらないと発覚した場合、従業員と会社側でのトラブルにつながってしまうため事前に確認しておきましょう。

もう1つは「単身赴任手当は課税対象である」という点です。会社から従業員へ支給される手当の中には非課税であり、課税の対象にはならない手当もあります。

しかし、単身赴任手当は課税対象の手当にあたり、手当の額がそのまま従業員に支給されるわけではありません。

単身赴任手当以外にも従業員が単身赴任をする際はいくつかの手当が支給されます。主な手当は以下の通りです。

従業員が単身赴任をすることで、現在家族が住んでいる家と転勤先で従業員が新たに住む家の2つの家に対する費用が被ってしまいます。転勤先の家では家賃補助が支給されることがほとんどですが、もともと住んでいて家族が残る家の家賃が問題となりやすいのです。

もし、転勤先の家賃だけ補助されて、もともと住んでいた家の家賃は補助されないという場合は従業員側の負担が大きくなってしまうことで、従業員が転勤を拒否するということも考えられます。

そのため、転勤が決まった際には早めに確認しておくべき項目といえるでしょう。

帰省旅費手当とは、従業員が転勤先から家族の住む家に帰る際の交通費を補助する手当のことです。帰省旅費手当が支給される際は、企業ごとの就業規則によって細かなルールが定められていることが多く、それによって従業員が帰省する頻度が変わります。

まずは帰省手当があるのかを確認し、そのうえで手当てがある場合はどのようなルールが定められているのか確認しておきましょう。

転勤支援金は「単身赴任準備金」とも呼ばれ、従業員が単身赴任をする際に購入する家具・家電や生活品の補助をする手当です。単身赴任の場合は、現在の家の家具・家電はそのまま残しておくことがほとんどであるため、従業員が転勤先で使用する生活備品が必要となります。

実際に支給される金額は会社ごとの就業規則によって異なるので、事前に確認しておきましょう。

今回は、従業員の単身赴任に伴う手続きや確認しておくべき手当について解説してきました。

ここまでで記述したように、単身赴任の転勤は家族全員で転勤をする時とは異なる点があります。もし、担当となる人事・総務部側で確認不足や漏れが生じた場合、トラブルにつながってしまい、転勤に支障が出る可能性もあります。

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