【お役立ち情報】担当者からの催促が必須！？転勤が決まった従業員に依頼する行動とは

企業内で従業員の転勤に伴う引っ越しが決まった際には、まず担当者となる総務・人事部の方が手続きや手配を
進めなければいけません。
しかし、実際に引っ越しを行うのは従業員であり、転勤を完了させるには従業員の方の協力が必要不可欠です。

今回は企業の中で従業員の転勤が決まった時に担当者から従業員に取ってもらうべき行動について解説していきます。

従業員に取ってもらうべき行動とは

企業内での転勤を的確に進める為には担当者となる総務・人事部の方が転勤の流れを把握し、従業員にアナウンスを
しなければいけません。
それでは、まず初めに従業員の方に取ってもらうべき行動についてご紹介していきます。

新居探し

転勤に伴う引っ越しでまず初めに従業員の方に取ってもらう行動としては、”新居探し”です。
従業員の方の理想や希望に近い物件を転勤先の地域で探してもらう作業となり、基本的に転勤のような会社都合での
引っ越しの際に発生する費用は会社側が負担するケースがほとんどですが、中には引っ越しの際にいくつかの条件を
敷いている企業もあるでしょう。

従業員の方が新居となる物件をいくつかの候補を出してから規定に違反していることが発覚した場合は、従業員の方が
2度手間となってしまったり、時にはトラブルに繋がってしまうこともあるのです。
そのため、担当者の方はしっかりと転勤に伴う引っ越しの社内規定を把握し、事前に従業員の方に伝えておく必要が
あります。
また、”新居へ引っ越しをする際の初期費用をどこまで会社側が負担をするのか”は特にトラブルに繋がりやすいケースで
あり、初期費用の上限等を敷いている会社では特に注意が必要です。

転勤先で業務に使う備品の準備

従業員の転勤に伴う業務の準備は非常に重要であり、個人ごとにパソコンを支給していたり個別で資料を保管している
ような企業では要注意です。

業務に使用する備品の準備が遅すぎてしまうと転勤後に業務が進められなかったり、逆に準備が早すぎると転勤前の事務所での
業務に支障が出てしまう可能性があります。
そのため、事前に”いつまでに荷物の整理を完了しておけば問題ないか”という点を担当者の方が把握し、従業員の方に伝えて
おくと良いでしょう。

引っ越しに必要な書類の準備

引っ越しの際には”転入届”や”転出届”といった手続きが必要になり、手続きを行う為には従業員の方に必要な書類を準備して
もらわなければいけません。

しかし、従業員の方も通常の業務を進めながら書類を準備しなければいけないため、準備に時間がかかってしまうケースも
少なくありません。手続きが遅れることで転勤自体が遅れてしまうというケースも少なくありませんので、担当者の方は事前に
”いつまでに何の書類や手続きが必要なのか”という点を従業員の方に伝えておくと良いでしょう。

新居が決まった後にライフラインの手続きをする

従業員の方の新居が決まってから忘れがちなのが”ライフラインの手続き”です。
ライフラインとは、「電気」「ガス」「水道」などの私生活に必要とされる設備の事です。新居が決まったとしてもライフライ
ンの手続きができていなければ新居での生活に支障が出てしまいます。
そのため、早ければ引っ越しの3週間前、遅くても引っ越しの1週間前にはライフラインの手続きを済ませておきましょう。

現在の住居の退去手続き

新居に引っ越しが完了できそうな目途が見えたら、現在従業員の方が住んでいる住居の退去手続きを行います。
退去手続きで注意すべきなのは”退去するタイミング”です。
退去のタイミングが遅れてしまうと新居に移ってからでも余分に住
居費用が発生してしまう可能性があり、従業員の不備による住居費が発生した場合、会社側では負担されないというケースも
あるので、事前に”いつまでに退去が完了できていれば余計に退去費用が発生しないのか”という点を確認しておきましょう。

従業員に依頼をする際の注意点のまとめ

従業員の方に取ってもらう行動について、注意点を踏まえてご紹介してきましたが、再度注意点をまとめておきます。

【従業員の引っ越しでの注意点】

・転勤完了日の確認

・転勤先で使用する備品を整理するタイミング

・必要書類と提出の期限

・引っ越し後のライフライン手続き

・適切な退去日

これらの注意点は従業員の方よりも担当者である総務・人事部の方が把握しておく必要があり、時には従業員の方の対応が遅れ
てしまうことに対しての不満から必要以上に催促をしてしまうというケースもあるでしょう。
しかし、過度な催促は従業員の方への負担となってしまい、トラブルに繋がってしまう可能性もあり得ます。
そのため、適度な催促に加え、担当者の方でカバーできる範囲を補ってあげるというのも転勤をスムーズに進める方法なのです。

まとめ

今回は企業内の転勤に伴う引っ越しの担当者となる「総務・人事部」の方に向けて、従業員に取ってもらうべき行動とその注意
点について解説してきました。
ここまでで記述したように、転勤に伴う引っ越しにはいくつかの注意点があり、企業によっても規定が異なります。
そのため、担当者となる総務・人事部の方がより深く理解をしておく必要があるでしょう。

「極力スムーズに転勤を完了させたいけどなかなか上手くいかない」という方がいらっしゃいましたら、社宅手配から引っ越し
ライフラインまでの手続きをまとめてできる「株式会社ビズリンク」にぜひご相談ください。