コストと工数削減に留まらず、転勤者の不安や不満もゼロへ！

テガルンPLATを導入した企業へのインタビューシリーズ。

今回は、株式会社合田観光商事の総務部総務課の川原木様、山本様、村上様にお話を伺いました。  

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【目次】 

1.課題はコストとスケジュール管理、そして転勤者の混乱 

2.アンケートから見えた社員の声が導入を後押し 

3.蓄積されるデータを活用し、部署を超えた連携へ 

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1.課題は予算管理とスケジュール調整、そして転勤者の混乱 

–御社の事業概要についてお聞かせください 

川原木さん：1952年に道東・弟子屈で創業し、遊技場やゴルフ場の経営、航空機リース事業を行っております。1988年の美幌店の進出成功をきっかけに、北見、網走、そして1994年には札幌進出、1996年には本社を札幌に移転しました。現在は、北海道・東北を中心に出店を拡大しています。

苫小牧店（北海道）

–テガルンPLATを知られたきっかけはどのようなものでしたか？

川原木さん：お取引様からの紹介で知りました。その後、ビズリンク主催のオンラインセミナーに参加し、第一にコストメリットを感じたので、導入検討すべく個別案内を受けました。実際、「年間の引越予算が現在よりも抑えられる」と提案いただき、上長を交えた社内検討に進みました。

–導入前の課題についてお聞かせください 

川原木さん：まずは、引越の予算管理とスケジュール面の課題です。弊社の転勤は3-4月の引越繁忙期に特に多く発生します。これまで他の手配業者さんの相見積サービスを使っていましたが、毎年の繁忙期の時期は予算を大幅に上回り、当初の予定から引越時期をずらさなければならないこともありました。転勤者は期初に赴任できず、不便な思いをしていたと思います。引越分散を意識しつつも、なかなか難しいのが実状でした。

また中小の引越業者も含めた不特定多数の見積書を取るため、転勤者も、最終的にどの業者と話をしたら良いのかわからないなど、混乱も起きていました。加えて、事前にヒアリングした荷物の量と、引越日当日の荷物の量に想定以上の相違があることが判明することも度々あり、その都度、追加請求が発生していました。総務部として年間の引越予算に影響が出るので、これも頭を悩ませていた部分です。

それから引越にまつわる業務工数も課題でした。総務部の通常の業務に加えて、転勤者の住居手配や引越業務の管理が発生すると、残業も発生しがちです。年間100名ほどが転勤する中で、転勤者1名ずつのフォロー不足や、引越の進捗の不透明さ、全体のコストを見直すべく、テガルンPLATを導入しました。

2.アンケートから見えた社員の声が導入を後押し

–導入に際し、社内説得にハードルなどありませんでしたか？

川原木さん：コストメリットと、社員が抱える引越への不満を改善できると説明したところ、スムーズに承認が得られました。

上長に打診用の資料として、見積書の他に社員のアンケート結果も用意したのです。アンケートの回答から見えたのは、引越業者の対応についての声でした。「荷物の扱いが煩雑に感じた」、「疑問を抱く接客だった」など、私たちが把握していなかったネガティブな意見が散見されたのです。

テガルンPLATを採用すれば引越業界大手の会社が対応くださるので、現状の社員の声も改善が期待できるサービスが受けられるだろうという期待がありました。弊社は「社員を大切にする」と掲げています。転勤に際して様々な不安を抱える社員のストレスを低減できる可能性を上長も支持してくれました。会社としても、総務部としても、そして転勤者としても、メリットが生まれるだろうと、期待と共にテガルンPLATの活用がスタートしましたね。

–導入後の所感、成果についてお聞かせください

川原木さん：コスト面については、まだ導入期間が短いため年間での削減額は出ていませんが、直近数ヶ月だけでも、明らかに前年額を下回っています。繁忙期の引越なのは変わらないため、有難い限りですね。課題だった追加費用の発生もなく、予算管理の面でも安心感が大きいです。引越のスケジュールも繁忙期ではありましたが、全て予定通りに完了しました。

山本さん：工数については、引越業務に意識が取られることがなくなり、一人分の人件費が浮いているに等しいですね。私が手を動かすのは、管理システムであるテガルンPLATのオーダーフォームへの入力のみ。その後は、ほぼ自動的に引越が進んでいくような感覚です。システム自体も非常に分かりやすく、スムーズに入力できて助かっています。総務部側の入力項目が少なく手間が減りつつも、転勤者と引越業者とで密に打ち合わせが実施され、その内容がシステムで確認できるので、経過情報の把握に役立っています。

村上さん：以前は、手配の申し込みをしてから総務と手配業者、総務と転勤者、転勤者と手配業者と何度も電話で連絡を取らねばならず、都度、業務の手を止めていました。今はそうした連絡がないので、その点でも効率化できています。 転勤者側も、転勤決定後、連絡を取るべき業者がすぐに決定し、その後も完了まで一貫してやり取り先が変わらないので、混乱やストレスも減ったと思いますね。

北上店（岩手県)

–引越された社員の方々のお声はいかがでしたか？

山本さん：アンケートで判明した点についても、やはり誰もが知っている引越業者が対応くださるので、転勤者の安心感や満足度が大きいでしょう。今後、万が一事故やトラブルが起きたとしても、その対応も確かなものであろうと、信頼が持てます。

村上さん：現時点で不満の声やトラブル報告が一件も上がってきていないのは、新たなサービスを導入した成果として前向きに捉えています。

3.蓄積されるデータを活用し、部署を超えた連携へ

–今後、テガルンPLATを活用し、取り組みたいことをお聞かせください。

山本さん：転勤に際してエリア別にどれぐらいの費用が発生しているのか、蓄積されるデータから傾向を見つけられたらいいですね。遠距離の異動は、会社、転勤者、双方に負担が大きい傾向にあります。どのような人員配置にすれば、最も双方の負担が少ないのか。この辺りをデータに落とし込んで、人事部や関連部署と連携したいと思っています。

データの二次活用のためにも、テガルンPLAT上での検索機能の向上やデータのCSV出力などの機能が今後リリースされたら嬉しいです。

村上さん：総務部は人事部から依頼をもとに、転勤業務を遂行しています。人事部も年間の異動経費を握っている中、積極的に経理側から昨対比の経費を報告し、部署を跨いだコストメリット、実績を作れるようになりたいですね。

川原木さん、山本さん、村上さん、お忙しい中、ありがとうございました！ 

※所属部署は2021年6月取材当時のものとなります。