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2020/10/29

人事異動シーズンにおける総務・人事担当者がやるべこととは?

企業では常に人事異動が行われますが、組織を活性化させる目的の1つにもなっています。

しかし、転宅を伴う転勤者の引っ越しは並大抵のことではありません。人事異動を管理する総務・人事担当者も手続きが大変です。

本記事のポイントは、以下の通りです。

  • 総務・人事のやるべき事:転勤者のストレスを理解してあげることが大切
  • 総務・人事担当者の転勤者に向けた5つの対応について
  • 総務・人事担当者が引越し見積りする際の効果的な進め方は?
  • 相見積り取得時の注意点は?

 

この記事では、そんな総務・人事の担当者がやるべきことについて説明をしていきます。総務・人事担当者が引越し見積りする際の
効果的な進め方についても解説しておりますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

 

総務・人事のやるべき事:転勤者のストレスを理解してあげることが大切

年に数回は大きく行われる人事異動。

特に4月の転勤は多くの社員が移動することになり、2月~3月にかけて総務部門や人事部門の担当者は、大変慌ただしい時期になります。

しかし、異動命令を受けて転勤する人は、より多くの精神的な負担が掛かってしまいます。

下手をすると、それだけでストレスを抱えてノイローゼになってしまう可能性がある転勤者。総務・人事担当者は、そのような彼らの悩みを理解しておく必要があります。

では、転勤者の人達はどのようなことでストレスを感じるのでしょうか?

その①:業者が見つからない

一番悩むことは、引越し業者が見つからないということでしょう。

特に転勤シーズン前の3月後半になってくると、業者も多くの引越し案件を抱えて、トラックの確保ができなくなってきます。

引越しができないままに、一時的にホテル住まいをする等、ストレスが大きくなってきます。

そして、家族帯同での移動・ホテル生活は、大変な苦労をしてしまうのです。

その②:複数の引越し業者との打合せが面倒

2つ目は、複数の引越し業者との打合せから来るストレスです。転勤シーズンは、引越し料金が通常期よりも高騰します。

この費用を少しでも抑えるために、複数の引越し業者に声をかけて競争させることで、料金を安くしようとします。
しかし、数社と日程調整をして、1日に何度も打合せをしなくてはなりません。

これが大きな負担となるのです。

その③:荷造りが進まない

また、荷造りが進まないという苛立ちも出てきます。この時期は引越し業者が中々見つからないために、どうしても引越しで必要になる段ボール等が送られてきません。

早く荷造りをしたくても梱包材料が揃わないために、後手後手となってしまうことも、転勤者に精神的なプレッシャーとなってしまいます。

その④:条件にマッチした物件が出てこない

業者が決まらないだけか、転居先が見つからないことも、さらに転勤者のストレスに拍車をかけてしまいます。

会社では後任者との引継ぎだけでも忙しいのに、家族や自分の条件に見合った物件が出てこないために、引越し時まで、どこに落ち着けるのかと不安が募るばかりです。

 

総務・人事担当者の転勤者に向けた5つの対応について

このように引越しをしなくてはならない転勤者は、非常に精神的にナーバスになってしまうものです。

神経質になっている相手の気持ちを少しでも軽減するために、次のような対応を心掛けるようにしなくてはなりません。

その①:転勤先の地域情報を教える

転勤先の地域情報を相手に教えてあげることで、転勤者の不安がかなり軽くなってきます。

初めての土地では、生活に慣れない不安もあるので、転勤先の地域がどのような街なのか、地域的な情報を教えてあげることが大切です。

その②:転勤者の希望事前に確認する

次に心掛けておくことは、転勤者の希望を事前に確認しておくことです。

具体的には、その人の家族構成を把握して、どのような間取りの物件がいいのかや、最寄り駅からの通勤時間、子供さんの通学事情等も含めて、本人の希望をできるだけ詳細に確認するようにしましょう。

その③:物件紹介をする

転勤者の希望が確認できたなら、その条件に見合う物件をいくつか用意して情報提供するようにしてください。転勤する人は、実際に現地に趣き、どのような物件なのかを下見する上で、かなり時間的な負担が軽くなるはずです。

全く見込み物件がないところから物件探しをするよりも、短い時間で引っ越し先を決めることができる可能性が高くなります。

その④:引越しの費用の見積取得

また、引越し費用の見積についても、転勤者自身が取得するのではなく、人事担当者が代行して取得するようにすることです。

転勤者は物件を決めるだけで、後の段取りは人事部門で行います。

但し、業者も荷物の量を把握するために、転勤者宅を訪問する必要がありますが、それでも見積取得と金額を確定することを人事担当者が行うだけでも、かなり負担を軽くしてあげることができます。

その⑤:日程連絡の手続き

転居先、引越し業者が決定したなら、転勤者本人の移転希望日と引っ越し業者間のスケジュール調整を代行して、その結果を転勤者に伝えてあげます。

日程の連絡は引越しにかかるスケジュールの告知だけでなく、人事移動が決まった時点でも、転勤日を逆算して、いつまでにどのようなことをしなくてはならないか、全体的なタイムスケジュールを理解させることもポイントです。

そうすることによって、転勤者も頭の中で、転勤・引っ越しを進める段取りが見えてきます。

 

総務・人事担当者が引越し見積りする際の効果的な進め方は?

ここまでは転勤者の立場に寄り添って行うべきことを説明してきましたが、この項では総務・人事の立場で移動に伴う引越しのポイントについて説明いたします。

4月になると、多くの人事異動が発生します、これに伴い、多額の引越し費用を会社が負担をしなくてはなりません。

その費用を可能な限り軽くするために、以下のようなことを進めていく必要があります。

① 一括見積りサイトの活用する

今、インターネットで一括見積サイトがあります。

このサイトを利用することで、複数の引越し業者に依頼をかけることができるので、1社1社連絡をする必要がなく、大幅な時間短縮につながります。

② 料金比較と値引き交渉する

受け取った見積は他業者との金額と比較して、必ず値引き交渉まで踏み込むことが必須です。

相手の駆け引きなので、値引きできる要素は十分にあります。

当初の見積りをそのまま鵜呑みしてしまうと、余計なコスト高となってしまいます。

③ 相見積りを取得する

前項のように他社比較をするには、複数から相見積もりを取るようにしておくことが値引き交渉の材料になります。

他社の料金を相手に伝えて、さらに安い業者を探していることで競争させることができるからです。

 

相見積り取得時の注意点は?

一括見積サイトで相見積りを取り、料金比較することで、トータル費用を削減することが可能になってきます。

しかし、単純に安易に安いだけで業者を決めることは禁物です。それは相見積りの中身が業者によって条件が異なってくることがあるからです。

オプション的なサービスがマチマチであったり、引越し日や時間帯が限定されている場合もあるからです。

そのために、見積条件については、面倒でも1社毎に確認をしておくことが重要です。

下記の記事で転勤時の引越しを安くするコツを詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみて下さい。

【総務・人事様向け】転勤時の引越しにおける相見積もりの コツと注意すべき点を解説

まとめ

人事異動に伴い、総務・人事部門の担当者も転勤時期のピークは、目まぐるしくなってくることでしょう。

しかし、冒頭でも触れたように、転勤する社員さんはそれ以上の負担がのしかかって来ることは間違いありません。

そのために転勤者の人達が赴任先で心置きなく仕事に専念できるように、ここで説明してきた内容を踏まえて、対応に臨んで頂ければと思います。

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