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【総務・人事向け】従業員が引越しした時、やるべき必要な7つの手続きとは?

いくつかの部署を抱える会社経営では、人事異動などによる引っ越しは必ず起こってきます。その際に意外と手間がかかってしまうのが、転居する従業員の様々な手続きです。

会社事情による従業員の転居ですから、本来は総務・人事部がサポートするのが適切となります。その際には、このようなお悩みを抱えられるはずです。

記事のポイントは以下の通りです。

  • 従業員を引越しさせる際やるべき手続きがわからない
  • 引越しの手続きに抜けがないようにしたい。
  • 代表者の引越し手続きにどんな手続きが必要?

この記事をお読みいただければ、上記のお悩みを解決することが出来ます。転居する従業員に対して、総務・人事部はどんなことをサポートしていけばいいのでしょうか?具体的に解説していきます。

従業員が引越しした時、やるべき必要な7つの手続きとは?

 

従業員の異動に伴う転居、急遽決まる事も多いですよね。何度も転居の経験があれば、困る事はありませんが、まだまだスタートしたばかりの会社で転居が起こると、人事部や総務部の担当者は何から始めれば良いか迷ってしまいますよね。そこで転居の際に必ず確認しておきたいことを7つほど挙げてみたので、ぜひ参考にしてみてください。

その①:【運転免許書と住民票】変更の手続き

まず、従業員の異動に伴う転居があった際に行わなければいけないことは「運転免許証と住民票の記載変更」です。双方とも、転居者本人が行わなければいけませんが、運転免許証は、管轄の警察署、住民票は、役所で行えます。特に、運転免許証の書き換えがされていなければ、道路交通法違反で、2万円の罰金刑に抵触する可能性もあるので注意しましょう。

その②:【給与支払報告書】変更の手続き

従業員の異動に伴う転居があった場合には「給与支払報告書」の変更をする必要があります。給与支払報告書は、各市区町村に企業側から提出している書類なので、移動元の市区町村から、新たに転入する市区町村に報告する義務があります。

また、退職時にも同様の手続きが必要になるので覚えておきましょう。

その③:【住民税】変更の手続き

従業員の異動に伴う転居があった場合、市区町村をまたぐと住民税の納税先も変更になります。会社員の場合は特別徴収になるので、企業側が住民税を収める市区町村を変更する旨の手続きをしなければいけません。

住民税の特別徴収が遅れると、延滞税を払わなければいけない事もあるので、確認しましょう。

その④:【会社加入保険】変更の手続き

従業員の異動に伴う転居があった場合、「会社で加入している保険の変更手続き」は必須です。会社で一括して全ての従業員に福利厚生目的で、保険をかけている場合もあります。

そういった時には、きちんと従業員の現住所の変更報告をしておく必要があります。保険金が支払われないケースに繋がる事を防ぎましょう。

その⑤:【健康保険書】変更の手続き

従業員の異動に伴う転居があった場合、健康保険証の変更手続きを行わなければいけない場合もあります。ただし、通常であれば会社で一括して健康保険組合に加入しているはずなので、手続きはありません。

マイナンバーと健康保険証が紐づけされている場合のみ、必要な手続きです。

その⑥:【交通費】変更に伴う再計算

従業員の異動があった場合には、交通費の変更を必ず行う必要があります。社内規定の範囲内でしか支払うことは出来ませんが必ず、人事部から働きかけて従業員とやりとりをしましょう。

その⑦:【労働者名簿】変更の手続き

従業員の異動があった場合には、「労働者名簿の変更」も必要です。労働者名簿というのは、各事業所ごとに管理、保管の義務があります。どこかの機関に提出する義務はありませんが、労働基準監督署などが入った場合には、速やかに提出が求められます。きちんと管理をしておくことで、外部機関への印象もよくなるでしょう。

代表者の引越し手続きにどんな手続きが必要?

会社が大きくなったりすれば、事務所の移転や代表者の引っ越しも絡んでくるでしょう。そういった時にも、きちんと代表者の引っ越し手続きが必要です。これは、専門的な知識が必要となるので司法書士などの専門家に依頼をするのが望ましいでしょう。3万円程度で処理をすることが可能です。

必要なものは、登記簿謄本、印鑑証明、法人実印です。移転先の税務署での処理が必要になります。また、代表者自身が税務署に行かない場合は委任状と代表者印(実印)が必要なのでご注意ください。住所変更日から2週間以内の処理がルールとされていて、あまりに遅くなると罰金5万円がかかる事もあります。

まとめ:従業員が引越しした時、やるべき必要な7つの手続きポイント

というわけで、今回は社内の人事異動で従業員が引っ越した時に、総務・人事部がやるべきことを全てまとめてきました。会社の規模や体制が変わるたびに、人事異動というのは必ず起こるものです。

一つ一つの処理を漏れのないように行う事で、従業員もスムーズに新しい事業所で仕事をすることが出来るようになるでしょう。

 

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