【お役立ち情報】総務人事の担当者が従業員の引越しの時に注意しなければならない４つの不正と必要な手続きとは？

総務部や人事部の重要な業務内容の一つに社員の引越し手続きが挙げられます。この時に行う手続きは状況に応じて内容が変わるので、業務ミスを減らすように事前のチェックが必要になります。

総務・人事が最も気を付けなければならないのは、転勤者が行う引越しの不正行為です。引越しする時は何かとお金がかかるので、いかにして引越し料金を抑えられるかが重要です。

記事のポイントは以下の通りです。

個人負担以外の引越し料金は会社負担を利用して、転勤者が不正を行うことがあるので注意が必要です。そこで今回の記事では、総務・人事が行う手続きの内容と社員が引越しする時に行う手続きや転勤者が行う5つの不正について注意すべき点について解説していきます。

 

社員の引越しによる総務・人事が行う手続きとは？

社員の引越しによって総務・人事が行う手続きは、『住所変更の手続き』です。

 

住所変更の手続きを行う時は、

が必要です。

また、この必要書類は

といった状況下で変わります。

▪️『社員の家族全員が引越しする』場合について

社員の健康保険及び厚生年金保険被保険者住所変更届・被扶養配偶者の住所変更欄と国民年金第3号被保険者住所変更届が必要であり、社員以外の家族は国民年金第3号被保険者住所変更届の書類のみが必要です。

 

▪️『社員だけが引越しする』場合について

社員の健康保険及び厚生年金保険被保険者住所変更届・被扶養配偶者の住所変更欄のみが必要です。

 

▪️『家族全員が引越しの手続きをした後、何らかの事情で社員以外の家族が元の場所に戻る』

国民年金第3号被保険者住所変更届の書類のみが必要です。

この様に状況によって必要書類を揃えて手続きを済ませましょう。

 

総務・人事が注意しておきたい転勤者の４つの不正について

転勤者が引越しするときに注意したいのが、引越し料金に関する不正行為を行う可能性があることです。

転勤で引越しする場合、基本的に会社が引越し料金を負担しますが、会社が負担するのは荷物を運ぶことに関する料金のみで、それ以外に発生する料金は個人負担となります。

しかし、そこで転勤者はバレないようにこっそり見積もり料金に個人が負担するべきオプション料金を含める不正が行われることがあるのです。見積りの取り方によって提出した見積書に記載がなかったとしても、密かにオプションが追加されて引越し料金が高くなっている可能性があるので、総務・人事はよくチェックする必要があります。

それでは、転勤者が行う4つの不正についてご紹介していきます。

 

その①：個人負担になる作業

個人負担となるのは、梱包作業や荷解き、不用品の処分、引越し業者に荷物を預かってもらう留置料のオプション、エアコン工事など様々なオプションです。

基本的に荷物を運ぶことに関する料金以外は全て個人負担になると考えて良いでしょう。

その②：直接引越し業者を手配するケース

最も不正行為をされやすいのが、転勤者が直接引越し業者を手配するケースです。自分で直接引越し業者を依頼し、見積書を総務・人事に提出するパターンですが、この時の料金の高さに注意が必要です。

転勤者自ら引越し業者と交渉できるので、様々なオプションをバレないように会社負担の料金に加えることができます。引越し業者としては料金さえ払ってくれればいいので、融通が利きやすいのもポイントです。

その③：総務・人事が代わりに引越し業者と交渉するケース

上述したケースなら総務・人事が直接引越し業者と直接交渉することで不正を防ぐ事ができますが、とにかくやることが多いので総務・人事の負担が大きくなります。

また、荷物が多い引越しは荷物の下見をする必要性があるため、ここで引越し業者と転勤者が直接交渉するチャンスが生まれてしまうでしょう。

その④：梱包・荷解き作業は一番不正されやすい

様々なオプションの中で最も不正されやすいのは、梱包と荷解きです。梱包と荷解きを自分で行うのは非常に大変ですし、1人だと時間がかかってしょうがないくらいでしょう。

しかし、オプションを利用することでスタッフが代わりに梱包・荷解きの作業を行えば、自動的に梱包作業や荷解きが行われるため、この作業を密かにやってほしいという人は結構います、

他にもオプションがあるので、不自然な見積い価格だったら不正を疑いましょう。

転勤者の不正を防ぐ有効な方法として、テガルンのサービスの活用がおすすめです。

テガルンは、引越しの手配をビズリンクに依頼後、ご担当者様側でご対応頂く手間がほぼ無くなり、ご担当者様にお願いするものとしては、ビズリンクから提出される見積書の確認のみとなります。ご担当者様の手配業務の手離れが非常に良いところは大きな特徴のひとつです。

下記の記事もぜひチェックしてみて下さい。

 

【まとめ】社員が引越しする時に行う手続きや転勤者が行う４つの不正のポイント

転勤者が引越す場合、総務・人事が代わりに行う手続きがあるだけでなく、転勤者が行うかもしれない不正行為にも注意することも必要です。特に以下のポイントに気を付けましょう。

• 梱包や荷解きが一番不正されやすい
• 転勤者が直接引越し業者と交渉する場合だと不正が行われやすい
• 総務・人事が直接交渉する場合でも、荷物の量が多いと荷物の下見で交渉できるチャンスが生まれるなどなど
• 何とか会社負担にしたいと考えている

以上のように、転勤者はどうせ引越し料金が高くなるなら、会社の負担にしてもらおうと考えている人がです。相場と見積もり料金を照らし合わせて、いかにも相場以上に高い料金だった場合、気をつけましょう。